漫談心智圖法在企業組織的導入應用

漫談心智圖法在企業組織的導入應用~~

超越個人心智的組織管理應用

我們知道用心智圖法來捕捉點子、創意發想、整理思維是非常好用的,通常把主題擺放中央,就可以用階層的方式,把點子或想法一個個加以聯想串連出來,真是又快又好用的技術。在領先級的國際企業,洞察這項技術的威力,早已將心智圖法投入組織的學習技能,將它應用在組織的各個領域裡,例如 HP, IBM, Ford等等。而一般等級的企業組織雖然在外界宣傳下,也可能已經發現這個工具技術,但可能誤解它是屬於個人的知識技術,而錯失導入的機會。原因在於,傳統的心智圖繪製過於呈現畫派風格,不太容易讓人能夠解讀出所要傳達的意義,對於要求紀律一致的組織工作來說,會有格格不入的感覺(我第一次看到心智圖也是有這麼感覺)。但是在電腦軟體工具的發展下,數位化的心智圖法對於企業體或單位組織,可說是愈來愈符合整體應用上的需求。

數位心智圖法軟體導入更加有威力

數位化的心智圖是藉由軟體提供易於閱讀的排列型式、基本一致的圖標圖庫使用、靈活的串接延伸、方便的檔案轉換、以及錄音簡報下鑽連結備註等附加功能,讓商業化的應用可以真正實現。我在接觸輔導許多企業時發現,許多人自稱已經了解或是學過什麼是心智圖法了,但是他並沒有發覺或認知它在團隊組織應用上的威力。有的企業甚至內部開設心智圖法課程當作個人技能來教授,但是並沒有後續真正的導入正式的企業活動中,非常可惜!
心智圖法導入應用


企業組織的心智圖法應用層面

以下說明心智圖法在企業活動可以應用的領域:
  • 策略分析:無論在五力競爭分析、市場定位分析、環境資源(4M1H)分析、環境戰略(SWOT)分析等,使用心智圖的呈現方式,可以讓你集中焦點,聯想出可能的策略選項來加以評估決定。如果是發展策略地圖和平衡計分卡,使用心智圖法可以將兩者串連,進而佈署執行。
  • 企劃研擬:寫計畫不外是要動用腦力來考慮周全、設定有效的步驟,以達成理想的目標。使用心智圖法來構思撰寫凝企劃案,無庸置疑它會讓你事半功倍。利用心智圖法上強調的技巧(添加顏色、外框、圖像等)可以突出計畫的重點,利用簡報功能可以清楚地傳達溝通。
  • 專案追蹤:利用心智圖來記錄專案執行中衍生出的問題事件,是專案經理在掌控專案上不可或缺的工具。無論在品質、時間、成本等方面的掌控上,專案經理可以一次檢視、全面緊盯,並且逐步追蹤事件的結果,查原因找對策,一一進行克服。此外,還可以將心智圖當作專案執行或結案的報告資料。
  • 工作報告:以主管的立場,一篇下屬對數據結果的解讀報告是沒有價值的。工作者面對問題的思維想法和執行態度,才是主管所要重視的。但實務上這是不易用文字來描述出來,如果用心智圖來呈現事件的來龍去脈,並加上處理的原則手段、或是所需要的資源和支援,主管用經驗專業來審視,很容易就可以適時處理可能出現的危機(危險和機會)。
  • 部門管理:在目標管理MBO的主張,部門主管應該把單位的成員、資源、功能、流程、績效、活動加以描述出來,然後和年度目標結合進行評估。這時用心智圖來呈現最好,不必繁文細述,主管經理又可藉此覽視全組弱點,給予調適補強。

在領導學上有所謂「帶人要帶心」的說法,利用心智圖法把成員的想法統合起來,把專案執行確切徹底落實,進而促進組織績效的提昇,是一件令人雀躍的事情。所謂「管理」就是:找對的人、用對的方法、做對的事情、把事情做對。心智圖法就是一種簡單易學又威力強大的方法,輔以適切好用的軟體工具來導入企業應用,可說是最符合管理上要求達成效益的目的了。

請看附圖,這是以本文主題展開的心智圖,可以看到圖上有我先前在企業服務時的應用經歷實例縮圖。一個是1999年時的Y2K專案,當時曾用這圖向來此稽核的國外總裁簡報,獲得相當的滿意;另一個是負責推動企業內部的「附加價值績效看板管理(VVA)」專案,在宣達教育期間使用心智圖來說明溝通,立刻提高全員很大的參與度,同時減少很多排斥拒絕的障礙。其它,像是後續經歷許多產品開發的專案,也使用心智圖法來追蹤叢雜的品質問題時,都非常地好用。

至於導入步驟的建議:學習方法→ 試用工具→ 導入策略 (+學習課程)→應用執行→ 成效檢討相關步驟的細節說明建議都寫在心智圖上,請看圖中的內容即看可明瞭(註:點圖可放大看圖。若要下載原始檔案,可點此進入分享網頁下載,使用 XMind 軟體開啟查看。)



在此要特別提醒:安排學習課程工具導入是很重要的。因為企業請來員工都是很聰明的,會有很多拒絕排斥的藉口冒出來。例如,說這是沒學過的新方法需要看書學(又沒時間做),或是有講師來教過但沒有工具可以使用(傳統手繪心智圖法教學),或有了工具卻說沒人教過不會使用(畫出來的是樹狀圖)。導入經驗告訴我們:消滅藉口、促成應用是很重要的事。

選擇好用的心智圖法工具軟體

最後談一下軟體選用,提供一點個人經驗看法。目前最老牌的心智圖軟體是 Mindjet 公司出品的 MindManager 軟體,它的功能號稱是與MS Office整合(不見得好用說),發展至今已有很多年了,其功能自屬齊備完整,但價格卻是高貴不便宜,然而原廠一直沒有開出中文版本,很是奇怪(原因不明)。

另外有一個老牌的免費軟體 FreeMind ,相信很多人使用過,由於是開放源碼軟體,自是有各國語文支援,但是所繪製出來的心智圖實在過於簡陋,只能說算是樹狀圖的型式應用了,沒有浮動主題可用於腦力激盪的功能,很不實用。

在2007年中推出心智圖函工具軟體 XMind ,其功能操作不亞於 MindManager 軟體,而且有獨到的功能設計,獲得不少大獎及好評,例如多頁面檔案、層次下鑽圖面、魚骨圖/組織品/ 二維圖架構變換、及漂亮的漸層顏色等,簡易友善的操作介面,支援多國語文(包含中文)又有跨平台版本,非常令人喜愛。在 2009年時 XMind 改版推出免費的開放源碼版本和"只租不賣"約期授權 (Subscription software) 的專業版,非常有利於大眾及校園的普及,和企業省錢租用方式。至於其他心智圖軟體,大多有其特別的功能特色,要審慎評估一下。另外有所謂的線上心智圖,強調線上協同作業和共享的方式,也可以試試,但其心智圖法的功能發揮畢竟有其限制的。

真正效益:節省時間、提高品質

心智圖法是主張開放自由的,也主張風格和趣味。使用心智圖法真的減少很多文字工作時間,真正把時間花在思考上面,提高最後的產出品質,使用起來也真是輕鬆愉快。把數位心智圖法帶入企業團隊,絕對是最有利的管理投資!


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