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營運企畫書是事業開創經營的首要功課◤

營運企畫書』(Biusiness Plan)是創新創業首要的第一份作業,也是整個〈經營+產品+管理〉的計畫藍圖。從事業創新循環來看:

  • 概念→伙伴→評估→營運企畫書→團隊→資源→設立→育成→開發→營運→行銷→拓展→上市→進化→創新→概念→…

它絕對是首先重要的功課。



我的研究發現『營運企畫書』和『專案計畫書』的外觀類似但本質有點不同:前者是在有限的資源計畫上進行拓展的工作,後者是在發散的計畫中進行收斂工作。前者的使用的對象是投資者(金主),所以會有很多假設性的預估(投入和銷售),存在變化的風險,當然也有回收報酬的預測;後者的主要對象是團隊,有很多可行性的評估,在損益範圍內面對執行障礙的挑戰,成果是產出的品質、時間、預算目標達成。所以,兩者在內容的呈現上是有所差異的。例如,營運企畫書就不宜超過20頁,因為投資金主不會有美國時間一頁頁去細讀的,有時可能要針對對象的偏好來特別編寫,如創投天使、育成中心、銀行質貸、政府經建單位等,可能連格式指定都有所不同。

曾經參加青創會的「創業計畫書撰寫專班」課程, 藉著機會聽聽實務上的輔導業師的教授,並自己親自實際下去撰寫,真得學到很多東西,吸收不少書本外的知識。特地將『營運計畫書』的大綱架構重新思考,將以前所收集的計畫書資料和課堂的講師的加持融合在一起,加上自己撰寫實務的心得,整理成超完整的心智圖大綱,如圖,供大家參考引用,或是檢視自己的計畫書,應該很有利用價值。

先前曾整理網路上蒐集來的營運計畫書和創業簡報資料來發表心智圖,而今天這篇圖則可說是自己用心思考、用力增補改良而成,成為最接近實務的完整大綱,也可說是一個創業思維的完整地圖。有意創業的朋友可以利用來按圖思索。

有個老師說得好:「不要怕自己寫不好計畫書,但一定要開始下去寫。」它可以幫你以文字來檢查自己的構想的實現性。沒有人一開始就是專家就會寫的,寫出來拿給不同的人(朋友、專家、顧問、同學)用不同的角度來看看,獲取一些建議或討論,都是獲益非淺。再努力不斷地增補計畫內容、計畫就會愈來愈成熟實用的。

若有了什麼創新創業的想法 idea,不妨用這圖來檢視看看,你會發現要搭築夢想與現實的橋樑,要用很多心思的,而尋求合作伙伴的共同參與為未來的團隊工作發展鋪路是何等的重要啊!
….Just go and have fun.

作品原圖:(可放大看、可下載)

魚骨圖—魚頭向右找原因、向左找對策

魚骨圖—魚頭向右找原因、向左找對策

特性要因圖(因果圖)又稱「魚骨圖」,常常被品管圈拿來用在追查品質問題原因的圖解方法。有些專業的品管系統軟體還會將原因發生次數統計出來,繪製成魚骨圖,讓人看起來很科學。

魚骨圖的由來和理論方法不用我來贅述,只要查一下網路就會有很多相關於解釋,我用心智圖整理了它的重點,並做了幾個架構模型,給大家參考一下。

數位心智圖法 XMIND 軟體的功能除了可以畫心智圖外,還可以呈現魚骨圖架構型式,圖型漂亮、操作容易,確實很厲害!魚骨圖和心智圖都是樹狀圖的一種,也都是利用圖形線條表現關連的圖像結構,有些異曲同功之妙。



我最早認識魚骨圖是在「QC七大手法」的品管課程上學到的,當時還據說那是有專利的技術,不能隨便私自對外教授的。專業的魚骨圖畫法,對於製作方法有很多細節要求,例如魚骨分支一定要以60度角連接,長短粗細有一定的規定,甚至魚頭的方向、分支層次、題目的設定都要按照一定標準等等,複雜得讓人看不下去說,可能是想把它複雜化,好作成獨家專利來推廣吧!因此,很多人把它局限於品管圈的專業技術,沒深入去進一步研究。

另一方面,有人常常不懂規則就胡亂運用,反正只要有魚骨頭的樣子就好了,看起來好像很專業,其實內容是毫無因果邏輯性的。不按照規定方法繪製,可以把內容呈現的較為活潑;按照規定,則可使得因果關連更為嚴謹。說法總是有正反兩面的,隨你意囉。




與心智圖比較,它是比較有方向性的,例如它規定魚頭向右是用來找問題原因魚頭向左是用來找方法對策實務上是:分析一個事件時,要在找原因之後要進行對策推演。也就是說會有二個魚骨圖產生出來,才是完整分析工作。 從專家來看,若是只有一個魚骨圖的話,只表示分析工作只做了一半,並不是完整成果。

其次,它可以套用不同的分析架構模型,例如SWOT, 4P, 5M1E、五力分析等等,有很明確的向向如架構下,在尋原因找對策時可以很周全的集中心力來做

最後,我覺得它是比較拘謹的,尤其在品管圈注重數據與事實(base on figures and facts)的科學精神下,比較希望人們用嚴格的品質要求來看待魚骨圖的分析結果。

反觀心智圖法是講究個人自由風格的表現,融合圖像化的思考法則,比較適合創意的運用發揮。魚骨圖是有它的存在價值,兩者的圖像化的輔助,同樣在邏輯思考力上都有相同的功效,好不好發揮就看你的運用了。

我比較建議大家投資在學習心智圖法啦!簡單、自由、個人化、好揮發。加油!加油哦!

原心智圖作品:




啟動事業面對不同的挑戰要一一化為藝術 (remixed)

創業啟動是個藝術◆⊕全面指引明路

啟動的藝術】(The Art of Startup)是一篇關於創業者在開啟事業組織時所應牢記在心的要點。 面面俱到,寫得太好了!每個想創業的人,或是正在創業的人,都應該不要錯過喔。把這圖印出來隨時提醒自己,隨時掌握好經營方向的舵把,在定位、銷售、企畫、人員、資本、品牌、和心態上做出正確的策略判斷和執行決定。成功找方法、創業找門道,避免初次創業的失敗教訓,它是很好的創業方向指引!



啟動一個事業面對不同的挑戰要一一化為藝術


對女人來說,懷孕生子養育成人是一個偉大專案。對男人而言,開啟一個營運事業則是人生的偉大專案。它的偉大在於創造』,要面臨很多的關卡和決定,若是一個不小心,就會造成很大遺憾。所以當從事偉大的事件時,最好需要有經驗的舵手能夠從旁指引,如果找不到,讀書是一個很好的方法,可吸取成功人士的經驗。我讀了不少創業相關的書籍,認為描寫最實在、最為有用的就是這一本《創業的藝術The Art of The Start》。

我是不小心在中山地下街的書攤發現的,在50%off的一堆書中,說舊也不舊,真的很便宜,希望那些在青創會上課的同學們都有機會看到。其實早在幾年前就在EMBA雜誌看到新書摘要,就覺得內容很棒,終於有緣看到中文譯本的書籍,讀完之後把先前的心智圖重修內容。如果您是打算新創事業,這本書提供獨具智慧的看法和實用建議,不僅對創業者有用,對經營者也是絕佳的指導,不要錯過了,再且應該翻爛它。

作品原圖:(點圖放大看、可下載)

企業流程管理是策略後的行動主角 (remix)

企業流程管理」 早在80年代就開始發展,那時流行的名詞是『BPR流程改造』、『Down-sizing組織精整』 等,聽起來很是令人害怕的事,幾乎等於是要流程自動化後再大量裁減人員,尤其是GE奇異企業CEO傑克威爾許實行的最為有力(號稱原子彈殺手),其次是很多美國老牌企業為了要與「日本第一」的企業競爭,紛紛啟動BPR。成功者大肆宣揚,不成功者只好隱忍沉潛啦。



其實流程自動化電腦化,確實帶來很大改革助益,為了導入系統 進行流程改造也是必要的。然而真正的流程管理是基於營運模式 ,著眼於企業的策略目標,隨著資源的擴充,不斷的進行改善演化積極的企業流程管理,是利用 Benchmarking、電腦作業自動化、知識學習系統等手段來進行專案式的變革管理,用來促進成熟度的提昇。所以,我喜歡在流程管理時講流程作業的『進化』來取代傳統的『改革』字眼,讓人容易接受變革的導入,而不是要去革他的命喔。

這張心智圖是BPM課程的心得整理,有幾個重點呈現出這個概念。BPM不是只畫畫SOP、搞搞操作手冊就能促成的,最重要的是落實流程效率執行,能夠有對的產出,符合企業策略目標的績效方向,才是真正的管理作為。



在World Café氣氛下意見討論腦力激盪

你曾經和一大群人一起來玩『World Café 』嗎?

『World Café 世界咖啡館』 是一種設計給人數較多的群體進行意見討論腦力激盪的活動方式。這篇心智圖搜集一些相關資料,提供該方法的整體認識的入門探索。



基本上,『腦力激盪』方法有很多進行方式,個人的胡思發想、心智圖聯想;群體的圓桌法、名片法,近年來則有人提倡 World Café 的新方法,網站TWC有專文介紹,不妨參考一下。中文網頁介紹不乏,也可搜尋「世界咖啡館」一詞,台灣有中文譯書。

初聽其名 World Café 就有讓人輕鬆心情、解放思路、沒有壓力的感覺,這也是它最基本的訴求,不拒絕各種角度的想法、包容多元相異的意見,大家任意儘情的表達。而各桌「主持人(host)」(或稱桌長)一樣要帶領(服務)成員經過活動的程序,發揮促進流程、提示紀錄的工作,在進行活動之前一定要對World Café的原則預先有所了解。

我曾經在華研文教舉辦的一場活動受邀客串桌長來進行World Café,當時是《真希望我20歲就懂的事》的作者史丹佛大學教授tTina Seelig 來台訪問,特別針對『創新×創意×創業震撼教育』主題,來請與會來賓討論產官學的問題提出看法。當特場地在華山文化園區,人數約莫200人左右,大概分組20桌吧。主辦單位在會前桌長會議中再三提示會議進行流程,所以進行三回合的重組討論,頗為順利。

當然,我在活動中是用心智圖來記錄各人員的看法,整整畫了三大張,最後彙整關鍵重點呈上去。參與的人當然,除了經歷了World Café,也看識到心智圖的好用說。唯一覺得可惜的是,最後「大會談」階段並沒有把各桌的成果分享出來。建議應該把這些記錄大字報,利用四周牆面當場就全部各自貼出來,馬上大家就可以很快的瀏覽一下,產生思考交流效果。或者事後利用活動網頁,貼出各個成果來分享參與者。這樣的改進做法就會更理想了,不是嗎!

公眾活動、學校班級、公司企業也不妨多多利用World Café的共同模式,可以形成一個良好溝通的生活文化!

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數位時代行銷策略

行銷是企業很基本的工作,首要目的就是把產品資訊傳達到大眾,以增加產品銷售量。在規模經濟重視量產之下,行銷講究的是有效快速的手法,尤其在宣傳作法上,隨著主流媒體的不同,策略上會有不同的訴求。大眾人們喜歡透過什麼樣的媒體管道來接觸收集資訊,就是行銷宣傳的重要戰場。

主流媒體 – 報紙、電視


報紙曾經是人們生活不可缺少的資訊來源、是商品宣傳的主要媒介。二十年前大學的廣告學課程,教授經常拿出一大疊報紙的廣告剪報當作教案來研究。洗鍊的標題口號文字、生動的主題圖片、犀利的文字說明,在在是廣告界的至高無上的藝術追求,也是打動人心的效果呈現。當電視成為家庭必要的電器設備時,廣告的重心移轉到動態聲光影像,因為可以短時間不斷重覆密集的播放,這個特性使得廣告轉變成追求瞬間觸動人心、深植品牌印象的手段。當然,也有用一成不變低俗粗略的調調,進行長期疲勞轟炸的手法。

數位時代網路當道


網際網路盛行起來,人們有了更豐富的資訊來源管道,人們花在網路上的時間入例日漸提高,這是行銷上不可忽略的戰場。「人多的地方就是錢潮所在」,這句話在網路上也不例外。行銷上要研究人們是如何在網路上操作尋得資訊(eDM、短訊、搜尋等),要了解人們接觸資訊網頁的喜好(時間、內容、設計等),要想辦法利用網路的互動便性來留住來客(票選、會員、社群等)、其至透過網路提供專屬服務(帳戶、積點、回饋等)。這些都是基於數位時代的新式傳播特性,使得行銷工作上更有龐大的操作空間。面對科技時代的產物,在數位世界的行銷策略,將是一個全新的構面。

數位行銷策略構面


在長期觀察研究這個構面,蒐集一些相關討論的資料,我門用心智圖整理呈現分享於下。




在網路上,如何吸引大眾逗留的目光→提供有力的商品資訊→刺激購買轉化訂單→有效進行進後服務,一直是大家探討的熱門重點。在網路上設立一個網站或網頁,技術上可以說沒有什門檻的,但是要設計成符合策略方向的,就要花很多心思下去。科技進步之下,有很多現成網站工具可以加以利用,如流量分析、點閱率、搜尋字排行、訪客停留時間次數等,變成行銷工作上可以推測的實際數據,是報紙、電視媒體所無法提供的工具。電視節目的收視率有效性,可能還要另外經由電話訪問才會知道。數位時代的確是一種新型態的行銷體,策略構面當然有所不同嘍。

行銷實務回歸基本策略


在實務面上,有人花大筆大筆鈔票搞宣傳設計行銷,有人不花什麼錢就把商品宣做開做大,裡面失敗的案例多到不可數,裡面成功的案例也自有玄妙因素。其實很多是基本面的關鍵因素,例如本身商品好服務佳,自然就有好口碑傳開,網站人氣自然聚增。相反地,拚命做行銷宣傳,卻總是打不到目標市場的客戶的接觸點,只能哀嘆白廢功夫了。網路行銷上要如何在Push(推)和Pull(拉)上施力的功夫,有時就是要不停地 try try try 才會摸到點頭緒,也可能不會有一定的答案。

因為數位行銷非常受人觀注,在Facebook上即有很多討論幫助行銷的專頁,常常一下就招到大批粉絲進入。就我觀察,這些專頁是有好有壞的,有的分享不過是最終要拉你去參加他的課程,說明網路上已有的操作方法,是所謂藉著行銷之名來行行銷之實。大家最好要先界定清楚自身的數位行銷策略,莫要一窩蜂地狂熱反變成熱鍋上的螞蟻,得到沒用沒效的行銷操作手段,可是花錢不討好的事喔!

主管經理人準備招募面談工作

身為企業裡的主管經理人,你會準備召募面談的進行嗎?這個議題好像從來沒有人提過,的確,市面上有很多書籍講到面談面試,都是從應徵者的角度度來談獲得工作的技巧。但是,掌握整個面試會談的面試官卻是成敗的主要關鍵。如果進行成功圓滿,可以為企業組引進有用的人才,創造企業未來的價值;若是失敗不當,則是非常讓人見笑的事:錯失人才是企業的一大損失,主管有欠準備表現失當更是有損企業形象。

企業主要重視主管人員進行新人面談的技巧

畢竟一個面談會議的表演主角表不是僅有應徵者而已,主管經理人的學識修養和談吐表現,可是會實實在在地透露出這個企業的管理哲學。面談在評選人才的同時,人才也同時在審視主管的風格和企業的文化。從事經營管理輔導的顧問公司就曾透露一個提昇企業管理關鍵方法:全面對於企業的高中低階主管人員進行管理技術的教育訓練,因為他們的工作技能表現優秀因而被提拔上來,但對實際有效的管理方法卻所知有限。企業的老闆們可曾注意手下的主管經理人在選才用人這方面的訓練呢?如果老闆特別重視企業人才的選用,就應該注意這方面的教育,別讓二流主管人員的莫不經心成為企業未來成長的潛藏障礙。




這幅心智圖傳達出一位專業經理人在面談的準備工作和注意事項,如果你順著圖上循跡一一思考,你會發現有許多重點和步驟是值得重視謹記的。

嚴謹的思考.詳細的文件.利用流程把關

首先是 JD, JR, SOW等職務文件是否已經準備週全了?這可不是人力銀行招募隨便寫寫的條文喔! 這絕對是要嚴謹思考和詳細描述的文件。例如我個人在擔任專案主管時期,就曾寫了一份很詳細的PM SOW來用,是用心智圖型式呈現。在徵試新人時就直接把SOW文件給對方看,很快就可以清楚明白這份工作的內容程序、目標評核、和技術要求,更進一步可以顯示出經理人的專業性和態度了,不用解釋太多東西,效果非常好(有位應試者還要求保留這份文件哩)。只要看看對方閱讀後的反應,大概就知道適不適合這份工作了。關於人事文件的準備,應該在企業的ISO流程裡規範好,由人事單位在各單位主管提出人力需求時就嚴格要求把關,縱使只當作內部文件使用,絕不可偷懶忽略。

關於進行面談現場所應注意的流程了,我們不介意主管經理人創造發揮自己的風格,但有了基本的標準流程設定,可以較為自在順利的按步進行。不可諱言的,工作面談本來就有求事於人的對等位差,求職者處於較低位的一方,在對談上本來就「劣勢」存在,期間產生的緊張不安是很自然的,這時面試官的良性導引是很重要的,主要目的是發掘潛在的才能特質及探求共創雙贏的可能性,絕不是來看對方的才藝表演來打分數(小心有些職場老手探知面試官心裡想要什麼,就會表演個什麼來討好的);也不宜藉此要求對方依當前狀況提出企畫方案作為考題,設計巧取他人智慧成為無酬獻策,最是惹人懨惡。

小心選才觀念上的錯誤盲點

其實,大多數主管人員犯的最大錯誤,就是找類型同質的人進來(常常可以看到企業同一個部門的人個性程度都差不多),基於所謂「理念相近、看法類同、較好共事」的論調,絕對是一大錯誤。真正好的企業應該是容納各類型的人才,在組織裡可以激盪出不同的創意,創造出新的價值文化。對於異質性的人才,企業無法利用其才能,主管無法管理運用,才是真正的錯誤。世界上並沒有完美的人才,強說要評選出接近完美的人才來用,那是騙人騙己的話。比較正確的選材觀點,應該是找出這個人有什潛在的優點和特質,是組織目前所或缺的、可以利用在發展方向上。如果只是在面談中拚命揭露對方的人格缺點、失敗過往、錯誤悔改、轉職原因之上,或是討論不可變遷的環境因素、探究個人內心隱私,無論結果如何,都是完全無益於用材選才的工作目的。

選擇潛在有用的人才.不必是秀才

有點詭異的事實:一個極端優秀有用的人才,可能具有獨特逆向的看法、堅持的原則、或偏異的個性。企業主管若是把這些列為第一要排除的特質,那真是企業最大的不幸。現今很多成功的企業家,很多當初都是別人所無法接受被拒絕的人,但最後成就證明是令人跌破眼鏡的。所以,絕對要注意會造成錯失人材的考量因素,是需要逆向思考一下的。

如果你覺得這張心智圖很有用,不妨印出來放在自己的筆記事本,在下次以主管身份進行面談時,當作小抄不時翻閱一下,這是心智圖法很實務的應用方法。還有,別忘了用心智圖製作SOW文件,或是組織願景簡圖,也是很棒的應用喔。

【補充】「好公司、好人才、好產出」的定義
  • 好人材的俱備條件––「具備協調、溝通的能力,擁有熱情,專業,堅持不斷地學習成長,想要解決問題,並一直在追求更好的答案」,一直追尋突破的機會。
  • 好公司的領導文化––「重視策略、創新、執行力、流程管理、團隊合作,善用資訊科技、科學分析,致力知識管理、人才培育」的企業組織,會創造成長性的環境。
  • 好產出的務實方式––「做對的事,經由對的人和流程,把事情做對。」

請參考相關文章:

創新的服務策略與模式

2009/12/4在世貿參加商業司主辦的「如何掌握顧客的心」研討會,開場由劉一強博士提出『商務創新之服務策略與模式』簡報,內容非常有邏輯系統,並混合當前實際的案例來說明,收穫非常豐富。特將重點心智圖來整理收存,也分享給大家。




從資料所載來看,其主要的理論資料是從Moore的經典著作《龍捲風暴》《跨越鴻溝》《企業之達爾文》和Sull的《成功不墜》而來。不過,簡報中所特別提出『四類十四種創新類型』是會中關注的重點。教授說:所有的商業創新模式都不出這幾個類型,後面談論的各個實際案例,全都可以套用到分類的模型中,進而了解其在創新工作上所應該發展的策略方向。這個研究結果太有價值、真是棒透了,非常值得經營企業者去深思啟發一下。我特別在圖上將這分類用黃底外框標顯出來。

看到產品發展生命週期圖,我個人則想起很久以前讀過一本書《企業煉金術》的理論:企業要永續的經營下去,就要不斷地在時間進行上至少要培育3個S成長曲線。所謂S曲線,就是圖上生命週期的左半部。當它還未到成熟期高峰之前,就應該培育三固創新的產品或服務出來,而不是等到衰退期才思考進行轉型的。如此,企業在不斷的研發投資下,永續成長的模式才能持續下去。這是真正高明的經營之道,正可補充圖說理論的不足處啊!


創造品牌狂熱的行銷吸引力量

這本書《品牌的七塊拼圖的原名是"Primal Branding, Creat Zealots for Your brand, Your Company, and Your Future"(直譯:原始的打品牌––建立你的品牌、你的公司、你的未來的狂熱),是由一位資深的行銷工作者說明他的發現,說明七塊拼圖是品牌行銷的真正的價值形成要素、也是追求的終極目標。許多成功有名的品牌,如書中所舉大家熟知的例子:星巴克、麥當勞、IBM、UPS、耐吉、可口可樂、亞馬遜網站等品牌,或是美國海軍陸戰隊、百老匯、拉斯維加斯、莫札特等人物地方,都切切包含了這七個拼圖札實內容。無怪乎品牌的流傳威力是極廣大、極為長久。如果你擁有某個品牌,或是在經營品牌行銷工作,不管是產品、人物、網站、地方、或是某項服務,不妨都來思考一下。

這個心智圖很簡單的列出這七個拼圖的概念(不過就七個主要分支而已),但在實務上使用時,可以將自己的品牌放在中心主題,然後在這樣BOIs (Basic Order Ideas)下(就是主要分支上的七塊拼圖要素),依次展開聯想到的品牌內容的描述,或者也可以用備註文字的方式來寫出來,如圖。




回想在學院研究企管行銷理論時,不外談到的是「4P」(產品、定價、促銷、通路)的策略和工作,很少談到類似的議題,就作者自序也表示,把4P工作做到完美極限,也不見得能夠打動消費群眾來擁戴品牌,反而是在這七塊拼圖上擁有充實內容的品牌,可以不用打廣告促銷(如Google服務),就可以獲得極大的成功,可見這是極為重要的關鍵致因。

仔細深思這樣的理論,其實它很符合另外一個 Push & Pull 的理論說法。執行4P的策略和工作,是一種推動(Push)的力量,是要由廠商親力而為,一波一波的持續動。而七塊拼圖則是一種吸引(Pull)的力量,消費大眾從心裡或文化上的認同,引發真心的熱愛,再藉由口碑式的主動相傳,所產生的品牌力量絕對不容小看。你可以在我的心智圖上面特別把這個概念,用浮動主題的方式標註出來。這是很有道理的,相信你會認我的觀點。至於是不是可以南畢人為的力量來拱出這七塊拼圖?雖然很有點存疑,但我覺得是很值得努力試試的。

正好今日看到有電視聞報導台灣的小吃名店『鼎泰豐』小籠包傳奇,說是目前把事業創立之初的人物故事和照片公開於市,描述當初的立業精神、還有對品質的專注要求,直令大家以拍手叫好 –– 這正是符合七塊拼圖之一的行銷做法!大家也可以試試以此實例,想想它的七塊拼圖可能內容,這個案例的的確確符合前面所說的品牌經營成功的法則喔!加油!

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導入知識管理系統 vs 引用心智圖法

導入知識管理系統 vs 引用心智圖法

最近參加幾個以「知識管理」(KM, Knowledge Management)為主題的座談會,主題在強調這是企業創新的第一步、善用知識力企業營運大躍進、知識管理激活企業應用力。主辦單位是政府經濟部中小企業處,正在進行「中小企業知識管理推動計畫」的活動,可參考其專設的服務網站。我覺得這是很好的推動,尤其有政府單位以輔導的立場來提供這樣的資源整合,是再好不過的,可以多加利用一下。

座談會論述的動點不外是在說明「知識的價值認知和對企業組織的重要性」、「知識管理的方法理論、推動方法、實例經驗和系統工具等」,看來目的就是要促進:中小企業來重視評估知識管理→接受推廣單位的輔導→尋找適合的工具系統→進行專案導入應用→完成(企業優勢昇級)。與會學者來賓無不提出精彩見解和分享,在此特將接收到的心得重點,用心智圖整理記錄下來,並加上一些自己的省思(後述),如下圖。



所有的簡報陳述都是呈現非常合符邏輯的,應該沒有人認為建構知識管理系統是企業組織可以或缺的基礎工作,我也完全贊成。但是這裡我個人要提出幾點逆向思考的觀點,供正在評估導入的領導者作為參考:

  • 中小企業真的可以得到立即的效益嗎?
一如學者專家所言:『知識是需要人們願意分享出來、經過長期的累積,長遠的效益發揮是強勁的』。正確!但是在台灣的現實面上,中小企業的人數普遍很少,10人以下的公司滿地皆是,而且平均壽命都很短暫。中小企業首要面臨的是在競爭環境存活下去的問題,每個人才都要投入市場戰鬥,公司的「產品創意know-how+快狠準的策略績效」才是突破事業初創起步關卡的不二法門。所以我認為,如何讓員工在戰鬥位置配備立即有效的武器,才是最優先要思考的方向!
  • 企業員工(使用者)在導入後會真正的Happy嗎?
聽到會中所有的實例分享報告,無不強調:「要有高階主管的支持」(就是要top-down的強制執行啦)、「要有誘因引發員工參與並持續」(就是要有紅蘿蔔獎勵回饋啦)、「形成一種企業文化」(就是要員工奉獻分享或虛榮譽心啦),完全沒有錯(換個方式講也正確啦)!不必想也知道,導入系統後首當其衝的是低層員工,必然會因為增加的工作量而反彈(或說敢怒不敢言啦),企業也不會永遠提供相當的誘因來作回饋,所以絕對沒一個員工會是happy的啦。我自己就曾實際經歷過,公司買了一套有名的KM系統在內部建置起來,擺了很久根本沒人要去用它,私下問了問原因,結果是大家都很忙根本沒時間去用(當然這是常用的第一藉口啦)。
  • KM可以幫助發揮員工的工作效能、真正提昇企業的績效嗎?還有更佳方案嗎?
知識管理可以增加效能提昇績效,答案毫無疑問是肯定的。其實ISO也是、教育訓練也是,統統都是啦。凡是只要能夠增加人員技術能力的工作,都是啦!精明的企業領導(老闆)所要計算的是投資報酬率,無論是成本費用或是時間投資,有效有用又能快速發揮的才是最佳實務的好方案。投資在一個讓員工不怎麼happy的方案系統的確是不太高明,尤其是中小企業,在投入的優先順序上要有規模和時機上的考量。

在台灣絕大比例的小型企業人數多在10-20人左右,中型企業則在30-60人上下,要說服他們導入KM系統,我估計是不會超過20%的。在超過60人的企業(不含製造員工)才有導入ISO, KM, ERP的意義吧。在60人以下的企業,應該要先從激發人員在知識上蒐集、開發、利用、和創意的工作之上,著重在知識實踐的技能活動上,才能發揮知識的最大效用。這才是中小企業領導人在策略上所要努力的方向。

那麼有什麼更佳的建議方案嗎?有的,就是全面引進心智圖法和軟體工具。理由:
  1. 把無聊的文件工作化為有趣的圖像思考方法,擁有好的方法和工具,讓員工先樂於成為真正的知識工作者。
  2. 這是一種bottom-up的變革導入,可以從個人心態開始建立知識專家和社群,塑造真正主動分享的文化。
  3. 心智圖法可以滲透到企業營運各個工作層面或型態,確實減少時間浪費、提昇產出品質,效益立即明顯。
  4. 藉由一致的軟體e化工具的幫助,將大大提昇整體組織的知識溝通能量,同時也提昇人才價值和生產能力。
  5. 最重要的是:投資花費少、立即可以應用、效果明顯易見!
    (另外,如果是已經導入KM系統但結果不如預期者,趕快引用心智圖法和工具,或許還可以補救起來。)
如果你進一步探究「心智圖法」,你會發現它完全符合知識管理的本質中的5Cs、4Cs方法(見圖內列示),也是促進人們把創意行動轉化成價值的好工具。而當你認真要進一步導入知識管理系統時,先前用心智圖所累積的知識經驗,也將可以成為建立知識地圖的最佳先導準備。太棒了!

最後,用個簡單比喻來說:KM系統像是個魚缸容器,輔導顧問可以教你如何擺設裝置、教你如何養殖維持,但是真正主要關鍵所在是魚兒快不快樂、願不願意投產,能夠讓它更豐富、更美麗呢?我想你應該了解我所要傳達的重點了吧!
Tips:
企業如何引用心智圖法和工具軟體的方法?
  1. 評估購置一套好用的心智圖法軟體。(XMind 不錯用)
  2. 作一下軟體操作教學及應用訓練。(從員工開始)
  3. 內部報告文件都改用心智圖型式。(從主管開始)
  4. 忘了 MS Office 吧! 那真是累死人的東西,哈!

簡單吧!

目前最夯的心智圖法XMind在台北有推廣服務中心,有不少知識建立,也可去參考一下哦。

◣電子產品開發專案時程計畫◢.(Remix)

◣電子產品開發專案時程計畫◢.(Remix)

如果您曾閱讀我之前的文章《台灣經濟發展與未來趨勢發展》,應該已經瞭解產業發展的趨勢是:『OEM → ODM → OBM →EEM 』了 。如果您還在OEM/ODM的產業鏈裡,也不必認為它是窮途末路即將消失的工作,它只是大部分轉移到有優勢的地區了,例如世界工廠的中國大陸,量產前的研發驗證工作,有些還在掌握之中(因為在本地進行還是比較快速)。從另一個角度來看,就算您是從事品牌行銷或服務體驗的工作,也必須去了解參與一下研發實務的專案流程,才有助於「紫牛」產品的策略發展。



OEM/ODM模式的產業在台灣發展很久了,還有很多3C電子產品是在台灣研發的,只是後段的生產組裝線外移了。作為研發團隊的設計人員和專案統籌的PM人員特別辛苦,經常要兩地飛奔。久而久之,可能就要移民他鄉了……。我本身從專案管理人員晉昇為流程規劃和教育訓練,對於這部分的經驗和知識頗為深入的。所以,特別將它轉化為可以解讀的心智圖來作知識分享,也運用在不同的教育訓練場合中作為教材。

之前作品是用MindManager製做的,是直接使用wbs檔案匯入,再做成心智圖法式。這次轉換使用 XMind Pro ,改成常見的組織圖型式,會較讓人接受。這裡附一張 XMind Pro 操作畫面(點圖可放大看),顯示它的「工作任務資訊」(右上)和「專案時程甘特圖」(下方)的功能面板。值得一提的是,當任務資訊的完成進度設定調桿移動時,甘特圖上的黑線也會隨著程動,而在心智圖上的完成比例圖示也會跟著變化顯示,非常厲害。還有,當你前後拉動甘特圖上的任務圖條,在任務資訊就會自動更改日期,這樣編輯日期就會很省力了。如果工作任務逾期未完成,在心智圖上的工作位置後還會出現一個淺黃色▲圖標來作警示。


這樣你應該可以意會到,XMind 心智圖可以運用在專案管理的實務上,對於在長期追蹤進度、控制問題、記錄過程的動態工作上是很有幫助的。而不是只限於畫畫心智圖、作作計畫溝通溝通而已。所以,對一個專案管理師而言,心智圖軟體可能才是你縱貫專案全程的最好用、最有效工具了!! (當然,專案管理是絕對實務性質的工作,是不必為了工具而工具的啦。)

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以下收錄是早先的作品文章,可參考說明!

經濟的海嘯風暴年代,企業經理該做什麼?

房貸風暴、金融海嘯、經濟蕭條、市場不景氣、企業停工、裁員失業等問題,從2008後半年起不斷一波一波地上演著,這是所謂經濟不確定的年代。在這 個生意難作生活嚴苛時代,人人自危,謀求自保;企業硬挺、謀求生存。自保生存之道,就看個人的危機意識了。如果能夠化危機為轉機,這是上上的策略;如果能夠硬撐苟活,等待下一波景氣來臨,也算是一種永續策略。但是,就是千萬不要沒有策略、沒有行動、沒有學習,來面對挑戰、培植潛能、預作準備。

《執行力》的作者Ram Charan夏藍在新書《逆轉力––經濟不確定年代的新領導法則》提供企業人士一份在經濟景氣危機時期的工作檢查清單(check list),說明各個功能部門領導主管在職能分內所應立即強化的工作重點。從企業管理的角度來看,這絕對是一份有力的建議。也許有專家會說,那些建議原本就是平常就該準備好的工作,沒有錯,但利用這次危機,正好可以重新檢視這些重要的工作。經理人雜誌五月號有篇文章把它整理出來,現在我用心智圖將重點註記下來:



在這一波風暴下,您的公司做到這個檢查表的幾成呢?這很值得研究所做一下調查究研,統計一下結果。我的猜測:大部分是只有3~4成吧!一般的企業大多馬上是從「節流」著手,刪減員工成本支出是首要立即出現效果的手段,如削減福利、減薪、降薪、停薪、裁員等。惡質的企業甚至不願循合法管理途徑,惡意藉此暗扣員工權益。如果你是碰到類似事情發生的員工,也正好藉此認清公司的本質,就著手準備離開吧。

這份領導工作清單則是包含了「開源」的注重作法。例如每天緊盯現金流量、照應客戶供應商的關係、內部管銷人發財的溝通等。一切是為了正面面對危機、一方面是為了永續經營的基底準備。我們拉開時間來看,從未來回顧這個難困時期的努力,將會發現這可能會是公司成長的一個動要轉捩點。沒有這份努力,是沒法積蘊成長的動能。一如開頭所言,就是千萬不要沒有行動!

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運用心智圖法工具軟體大大幫助創業

運用心智圖法工具軟體大大幫助創業

面臨不景氣的時代,「中高年失業」、「畢業即失業」會形成社會經濟的一大問題,所以除了持續促進增加就業機會(通常效果不大)之外,鼓勵創業成為政府學校的最大的努力方向。

創業不是簡單的遊戲,過程上必需具備一些要素:應用創意、技術創新、資金財務、計畫部署、人才(勇氣、毅力、智慧)、機運(天時、地利、人和)、工具等等。簡單來說,創業就是將理想的構思加以實踐化的過程。在這個過程中,有什麼有效的工具可以貫通呢?除了財務上的試算表軟體外,心智圖法工具軟體可說是絕佳的輔助工具!

這裡直接用心智圖來說明一下心智圖法工具軟體在創業過程各個層面的應用~~

  1. 創意創新:無庸置疑,心智圖法(Mind Mapping)在蒐集情報資訊、腦力激盪集思廣益、及聚焦中心主題下展開聯想的功用,非常適合來激化創新的點子,或是突破現實應用的想法。很多有用的想法點子並不是突然生成或是短時爆發的,有的需要旁徵博引、有的需要多方推敲、有的需要時間孕釀,有的需要不斷地研究改進,心智圖法是目前實證出最有效的輔助方法。
  2. 計畫撰寫:軟體提供心智圖法的樹狀大綱模式,讓你很容易地進行撰寫企業營運計畫書(Biz Plan)的工作,並且可以檢視計畫的完整性和內容的週延性。計畫書不僅是一份建構藍圖,還是攸關銀行貸款審查、及建立團隊共識的基礎文件,非常重要。有些創業課程上主要部分就是在教你如何寫計畫書的實質內容,各種事業型態絕不相同,如何來寫則要靠自己的想法發揮。但是基本大綱是大致類同的,可以套用後再依事業的性質來編寫。用心智圖軟體套用前人累積下來全面性的綱要(不用去看市面上太多的創業書藉),編寫起來就快速省力得多了。
  3. 策略發展:對於事業經營的各個階段或向面,必須要有些自己的策略方向要加以設訂和遵循,因應外界的外界的變動或是學習到的新知要適時調整,才好時時訂出下一步行動。使用心智圖的呈現,可以像是操盤儀表般地控制,掌握成長的方向。推薦參考策略專家Guy Kawasaki(蓋.川崎)的著書The Art of the Start《創業的藝術》,提供缺少經驗的人有用的觀點。利用心智圖法軟體,你可以再慢慢在創業過程中形成自己的策略地圖出來。
  4. 商品規畫:無論是要賣的是實體商品或是技術服務,你都要規畫商品的4P - 產品(Product)、價格(Price)、促銷(Promotion)、通路(Place),並還要考慮產品的研發、生產、品質、及上市的流程等。最重要的是,要反過來從客戶的角度來審視商品的附含的價值。採用圖像視覺化的心智圖來作規畫商品,或是檢討價值,都會有極度的大腦映像刺激作用,突破刻板的模式而產生意外的創意創新火花。
  5. 專案追蹤:創業過程中實際上會有大大小小的專案在孕釀、規畫、執行、檢討、變動地進行中,使用心智圖法軟體正是追蹤這些任務工作的最好工具,尤其在團隊運作複雜工作的組織裡,心智圖使所有工作的計畫、分派、和進度,可以鉅細靡遺可大可小地加以拿捏,不必用什麼專業級的專案管理軟體了。
  6. 知識建構:為了事業上需要的設備或管理系統的建置,你會不斷地學習技術;為了經營問題的解決,你會不斷地諮詢方法;為了團隊運作的培育和學習,你會進行教育或發表會議。知識的建構運行,不論是對個人或對組織,都是有其必要而實質存在的。利用心智圖法工具軟體來進行企業或個人的「知識管理」-- 蒐集、整理、教育、導入、儲存、分享,是最簡單不過又極其容易實踐的方法,這是進取「最佳實務」(Best Practices)的不二法門。

使用心智圖法可以提綱挈領、以簡馭繁地開創事業,而選用適當的心智圖法工具軟體則可以讓事情省時省力、事半功倍。心智圖法簡單易學,完全不用花費心思,也不用花大錢,如果直接去學習使用設計良好心智圖法軟體工具,也很容易上手,是不會有什麼障礙的。

你要開始創業了嗎?這絕對是可以大大幫助你的好方法和好工具,祝你成功!

※原圖檔案:(可以下載 XMind 檔案)


如何打造優質的社區管理制度

現代城市都會型住宅,很多人多住在大樓型式的社區裡,通常為了管理共有設施和公設區域,成立社區管理委員會、建立規章制度是有其必要。但是一般民眾在這方面沒有太多的教育訓練和管理經驗,在各人程度不一認知不同的群眾組織下,要打造優質的社區管理,是有點「知難行易」的。
所幸,政府有邀請學者擬寫了一套社區管理公寓大廈規約範本,正式頒佈供大家參考,其理論合於現行法規的要求,架構設計尚稱完備,只要稍作修改符合自己社區的類型,套用起來不算費力。究其文字內容,對於實務運作的需求,還是有些漏洞。像是大家最注重的財務管理部分,完全沒有提供詳細的操作程序,安全性很是令人擔心;對於資金非用於管理修繕用途部分也沒有清楚定義,實際上社區的多元生活層面有許多意想不到的花費。由於漏洞的存在,管委就因陋就簡地任意操作,常會容易滋生看不見的舞弊空間。

而政府為了鼓勵地方社區能夠自治發展,對於缺漏的部分沒有給予任何提示說明,說是要由住戶或管理委員會自行設計擬訂細節辦法,不作硬性規範以符合各個社區本身的需要 ーー ー這簡直就是一個不盡責任的說法(為什麼不像政府要去規範上市公司的會計度一樣呢?)。所以,為了彌補這樣的缺失,也是為了自己的受累經驗,我們特別進行研究搜集找專家討論,自行設計一套理想制度架構,可以用來適用各類大小的社區。尤其是在財務資金管理部分,設計增加『福利發展金』項目以符合實際狀況的需要,並極力建議導入制定核決權限、編制年度預算覆核審議流程等,讓它成為真正可以良好運作的管理系統制度。


由以上的心智圖來演示如何打造優質社區管理制度的理想架構及執行重點,如果順著圖面掃瞄閱讀下去,應該可以很容易很清楚地理解建構制度的必要重點。

要導入這套看似複雜的系統,若是在所謂的民主自治的會議角力運作下,可是要付出很大的溝通智慧和毅力耐性的(如果是在社區新建立時就進行導入,反而會省下點力氣,這是一定要有心理準備的啦)。其實合理系統並不複雜,運作起來也很容易清楚,就是人的趨向選擇容易的惰性心態是比較難以克服的了。曾經看到一個社區採用倒退舊時代的作法,管委竟然提出要將全部資金納歸為『管理費』的單一項目,原因是比簡單容易操作支用,也就是短視近利的作法,無法預見未來的潛在問題,不顧長遠的正規發展,真是悲哀啊。

顧用專職的社區的總幹事來協助管理是有一定的幫助,但是限於社區規模和經費,實在不是多數中小型社區可以允許的,而事實上這是一個很明顯的潛在存在需求。有個創意的商業想法, 大型連鎖的房屋仲介公司或可考慮投資這塊生意:設計良好的社區管理制度套裝系統、訓練一批有專業能力的人員、集合鄰近的幾個社區,承包集中式的總幹事服務、後台兼職管理顧問的支援,收取較低廉的分攤費用,一定可以達成相當綜合效果。(社區保全公司也可以啦!)

回到正題,有了理想的制度架構參考範本,就等於是突破了「知難」的關卡,接下來就是「行易」的問題了。只要擬好一份完整適用的「社區財務管理辦法」,在區分所有權人大會通過規約修訂,接下來就很好執行了。我在二年前就曾經以心智圖法來構思擬寫這個辦法,發表在《巛社區財務管理是組織運作所必需Θ》文章裡分享,可以得所有的要件表格設計,不妨參考看看。若還有什麼問題,請在迴響欄上進行留言討論,謝謝。


部門管理應用心智圖法來發揮領導效能

部門管理應用心智圖法來發揮領導效能

先前一篇《漫談心智圖法在企業的應用》,頗獲大家的注意,雖然寫了很多可以應用的領域,但畢竟有讀者還是來問我有關在組織管理上的實例(當然不是指畫畫組圖的實例啦),今天就實做一篇部門主管的管理應用心智圖範本,給大家參考看看。去領導一個部門,要在部門的功能、組織、資源、流程、績效、學習等幾個面做到全面觀照,這個心智圖就是這樣設計出來的。



當一名部門主管,必需要有管理的知識和訓練,才能達成發揮部門功能、完成工作使命。這樣的心智圖對於主管來說,就有點像是部門的解構器,可以充分掌握部門的上下運作,進而針對強處和弱點加以利用和補強,以進行長期的改善增進。它也有點像是企業流行的BI系統裡的操控儀表板(dashboard),不過它可以更靈活地調適使用,或是加上各項關聯,可深可廣,不是只有數字統計而已。

對於老闆來說,如果要去review一個部門的狀況,可要求部門主管提出他的管理心智圖當作簡報,一方面可以討論部門的問題處理或專案進度,一方面也可以觀察主管的管理思維。心智圖上都是關鍵字的主題連結,一看即可明瞭癥結,不必有冗長的贅文敘述,不會有隱惡揚善的情形,更不會有拍馬屁的文字出現。用心智圖去要求主管呈現管理,也不會佔用主管太多的時間流於報告文章,不會造成忙碌藉口。

對於部門成員來說,看到主管對部門的管理思維,及所重視的策略績效,必定會服庸領導,以相同的思維來達成自己職位上的工作目標和成效。員工最經常報怨的就是無能的主管、向上拍馬屁、向下無作為,這都是因為被提昇為主管的人員,卻沒有適當的管理工具來作管理,只好流於上下層間的傳話人員,毫無價值可言。管理顧問公司存在的最大原因,就是中階主管有欠訓練,需要管理知識的灌輸、和管理工具運用的教授。

企業導入心智圖法作為管理工具,第一個好處就是簡單易學快做,不該有任何藉口;第二個就是直觀思維,很容判斷良莠、加以補救;第三就是貫通上中下階層,傳達溝通與學習分享成為極其容易的事,不再是障礙阻擾的問題。採用簡易有效的軟體工具,不僅節省大家的時間,增加工作產出的品質,會更加符合企業整體 e化的效益。

如果您在企業中在管理作為有變革的影響力,您應當不要再將心智圖法只當作個人創意工具看待,從所有管理上運用的軟體工具比較來看,它實實在在是非常傑出的管理工具之一。

作品原圖:可以下載 XMind 檔案

行銷業務的系統化管理思維

行銷業務是企業經營的命脈,不論產品服務是多麼棒,沒有行銷宣傳就沒有客戶認知,沒有業務推銷就沒有客戶交易,沒有生意就沒有現金收入,沒有收入企業就無法生存了,所以再怎小的公司都要有業務行銷人員的活動存在,縱然是只有一個老闆,還是要處理生意的事。
公司組織除了產品服務的創之外,最看重的就是業務行銷的各項活動結果,對它的管理是需要一種系統化的觀點。所謂系統化管理,是指這個管理體系運作能夠循環滾動,在滾動中不斷促進各個活動的計畫改善,達成效果效率能持續提昇的增進。這張心智圖就是演示業務行銷管理活動的系統運作,對於身負業務行銷責任的人員來說是一定要了然於心的,對於細節內容則是要瞭若指掌的。

中心企業的公司業務部門沒那麼大,好像不需要吧?錯了,其實你用鳥瞰方式整個圖面,就算是一人業務員也是可以加以利用的,只是產品範圍或是行銷策略的集中目標上大小不同,但一樣是要作系統化的管理思維,把它投注在個人的業務工作一樣可用。所以,企業利用這張圖,可以針對自己的產品服務所選用管理細內容加以客製補充,然後在所有業務人員進行教育。用在人員新進時的訓練,就可以馬上進入狀況,融入管理系統。
業務行銷人員的天性多半是不愛受管束的,我們不是用這個管理來強加禁錮,而是要業務行銷人員在組織或是個人的管理工作上要有系統化的思維,然後才好知道所要專注的目標,強化活動上的作為能力,進而發揮績效效果。否則照著天性發展,恐怕會流於漫無目的為所欲為,浪費大家太多的時間嘍。
8-) 原圖:

漫談心智圖法在企業組織的導入應用

漫談心智圖法在企業組織的導入應用~~

超越個人心智的組織管理應用

我們知道用心智圖法來捕捉點子、創意發想、整理思維是非常好用的,通常把主題擺放中央,就可以用階層的方式,把點子或想法一個個加以聯想串連出來,真是又快又好用的技術。在領先級的國際企業,洞察這項技術的威力,早已將心智圖法投入組織的學習技能,將它應用在組織的各個領域裡,例如 HP, IBM, Ford等等。

而一般等級的企業組織雖然在外界宣傳下,也可能已經發現這個工具技術,但可能誤解它是屬於個人的知識技術,而錯失導入的機會。原因在於,傳統的心智圖繪製過於呈現畫派風格,不太容易讓人能夠解讀出所要傳達的意義,對於要求紀律一致的組織工作來說,會有格格不入的感覺(我第一次看到心智圖也是有這麼感覺)。但是在電腦軟體工具的發展下,數位化的心智圖法對於企業體或單位組織,可說是愈來愈符合整體應用上的需求。

數位心智圖法軟體導入更加有威力

數位化的心智圖是藉由軟體提供易於閱讀的排列型式、基本一致的圖標圖庫使用、靈活的串接延伸、方便的檔案轉換、以及錄音簡報下鑽連結備註等附加功能,讓商業化的應用可以真正實現。

我在接觸輔導許多企業時發現,許多人自稱已經了解或是學過什麼是心智圖法了,但是他並沒有發覺或認知它在團隊組織應用上的威力。有的企業甚至內部開設心智圖法課程當作個人技能來教授,但是並沒有後續真正的導入正式的企業活動中,非常可惜!
心智圖法導入應用


企業組織的心智圖法應用層面

以下說明心智圖法在企業活動可以應用的領域:
  • 策略分析:無論在五力競爭分析、市場定位分析、環境資源(4M1H)分析、環境戰略(SWOT)分析等,使用心智圖的呈現方式,可以讓你集中焦點,聯想出可能的策略選項來加以評估決定。如果是發展策略地圖和平衡計分卡,使用心智圖法可以將兩者串連,進而佈署執行。
  • 企劃研擬:寫計畫不外是要動用腦力來考慮周全、設定有效的步驟,以達成理想的目標。使用心智圖法來構思撰寫凝企劃案,無庸置疑它會讓你事半功倍。利用心智圖法上強調的技巧(添加顏色、外框、圖像等)可以突出計畫的重點,利用簡報功能可以清楚地傳達溝通。
  • 專案追蹤:利用心智圖來記錄專案執行中衍生出的問題事件,是專案經理在掌控專案上不可或缺的工具。無論在品質、時間、成本等方面的掌控上,專案經理可以一次檢視、全面緊盯,並且逐步追蹤事件的結果,查原因找對策,一一進行克服。此外,還可以將心智圖當作專案執行或結案的報告資料。
  • 工作報告:以主管的立場,一篇下屬對數據結果的解讀報告是沒有價值的。工作者面對問題的思維想法和執行態度,才是主管所要重視的。但實務上這是不易用文字來描述出來,如果用心智圖來呈現事件的來龍去脈,並加上處理的原則手段、或是所需要的資源和支援,主管用經驗專業來審視,很容易就可以適時處理可能出現的危機(危險和機會)。
  • 部門管理:在目標管理MBO的主張,部門主管應該把單位的成員、資源、功能、流程、績效、活動加以描述出來,然後和年度目標結合進行評估。這時用心智圖來呈現最好,不必繁文細述,主管經理又可藉此覽視全組弱點,給予調適補強。

在領導學上有所謂「帶人要帶心」的說法,利用心智圖法把成員的想法統合起來,把專案執行確切徹底落實,進而促進組織績效的提昇,是一件令人雀躍的事情。所謂「管理」就是:找對的人、用對的方法、做對的事情、把事情做對。心智圖法就是一種簡單易學又威力強大的方法,輔以適切好用的軟體工具來導入企業應用,可說是最符合管理上要求達成效益的目的了。

請看附圖,這是以本文主題展開的心智圖,可以看到圖上有我先前在企業服務時的應用經歷實例縮圖。一個是1999年時的Y2K專案,當時曾用這圖向來此稽核的國外總裁簡報,獲得相當的滿意;另一個是負責推動企業內部的「附加價值績效看板管理(VVA)」專案,在宣達教育期間使用心智圖來說明溝通,立刻提高全員很大的參與度,同時減少很多排斥拒絕的障礙。其它,像是後續經歷許多產品開發的專案,也使用心智圖法來追蹤叢雜的品質問題時,都非常地好用。

至於導入步驟的建議:學習方法→ 試用工具→ 導入策略 (+學習課程)→應用執行→ 成效檢討相關步驟的細節說明建議都寫在心智圖上,請看圖中的內容即看可明瞭(註:點圖可放大看圖。若要下載原始檔案,可點此進入分享網頁下載,使用 XMind 軟體開啟查看。)



在此要特別提醒:安排學習課程工具導入是很重要的。因為企業請來員工都是很聰明的,會有很多拒絕排斥的藉口冒出來。例如,說這是沒學過的新方法需要看書學(又沒時間做),或是有講師來教過但沒有工具可以使用(傳統手繪心智圖法教學),或有了工具卻說沒人教過不會使用(畫出來的是樹狀圖)。導入經驗告訴我們:消滅藉口、促成應用是很重要的事。

選擇好用的心智圖法工具軟體

最後談一下軟體選用,提供一點個人經驗看法。目前最老牌的心智圖軟體是 Mindjet 公司出品的 MindManager 軟體,它的功能號稱是與MS Office整合(不見得好用說),發展至今已有很多年了,其功能自屬齊備完整,但價格卻是非常高貴不便宜,然而原廠一直沒有開出中文版本,很是奇怪(原因不明)。

另外有一個老牌的免費軟體 FreeMind ,相信很多人使用過,由於是開放源碼軟體,自是有各國語文支援,但是所繪製出來的心智圖實在過於簡陋,只能說算是樹狀圖的型式應用了,沒有浮動主題可用於腦力激盪的功能,很不實用。

在2007年中推出心智圖函工具軟體 XMind ,其功能操作不亞於 MindManager 軟體,而且有獨到的功能設計,獲得不少大獎及好評,例如多頁面檔案、層次下鑽圖面、魚骨圖/組織品/ 二維圖架構變換、及漂亮的漸層顏色等,簡易友善的操作介面,支援多國語文(包含中文)又有跨平台版本,非常令人喜愛。

早在 2009年時 XMind 改版推出免費的開放源碼版本和約期授權 (Subscription software 或稱訂閱制) 的專業版,非常有利於大眾及校園的普及。在2011年推出主要版本終生使用授權,之後每年大改版都有推出令人亮眼的新功能,專業人士和企業組織紛紛投入導入。

至於其他品牌心智圖軟體,大多有其特別的功能特色,要審慎評估一下。另外有所謂的線上心智圖(網頁版),強調線上協同作業和共享的方式,也可以試試,但其心智圖法的功能發揮操作上畢竟有其限制的。

真正效益:節省時間、提高品質

心智圖法是主張開放自由的,也主張風格和趣味。使用心智圖法真的減少很多文字工作時間,真正把時間花在思考上面,提高最後的產出品質,使用起來也真是輕鬆愉快。把數位心智圖法帶入企業團隊,絕對是最有利的管理投資!


歡迎留言討論問題,或是分享您的經驗,謝謝。

從創業到上市 成長歷程十四步驟

非常競爭優勢 - 知識創業十四步驟》一書的原文名稱是"High Tech Start Up -- the Process of Forming Company",是提供創業者有關公司創業的經過歷程,所需要慎思熟慮的考量與建議,是一本非常詳盡合乎邏輯的知識書。這幅心智圖把書中的十四個歷程重點節錄出來,用顏色區分,一目了然,效果很好。



我們知道創業是非常辛苦的事,很多事不盡然地會如預期完成,也有很多事會不如預期地出現,這都要付出很大的心力去克服。這書中對各個歷程的工作核心、目標、結果有了具體輸廓的描述,最重要的是它指出面臨的風險和所需要的協助。對於創業者埋頭苦幹之時,能夠向前看到成長突破的桎梏,能夠專心致力的走過風暴與陷阱。對於無數的中小企業來說,上市可能是遙不可及的路程,但是對於創業的熱衷和夢想下,心裡仍應有一份地圖,讓事業夥伴和參與的同仁,能夠持續打拚而不致迷失方向。

從專案管理角度來看,它就有點像是WBS,把各個階段的工作展開,但它是以策略方向作為指引的,可說是策略地圖的一種,非常有利於計畫的推展。我曾作了一個以"愛情"為目標的策略地圖,非常類似這樣的展開,也是心智圖法常見的策略應用。請見→ 《打造愛情專案》新心圖呈現

原圖檔案分享:



魚骨圖---魚頭向右找原因、向左找對策

特性要因圖(因果圖)又稱「魚骨圖」,常常被品管圈拿來用在追查問題原因的圖解方法。有些專業的品管系統軟體還會將原因發生次數統計出來,繪製成魚骨圖,讓人看起來很科學。魚骨圖的由來和理論方法不用我來贅述,只要查一下網路就會有很多相關於解釋,我用心智圖整理了它的重點,並做了幾個架構模型,給大家參考一下。XMIND軟體的功能除了可以畫心智圖外,還可以呈現魚骨圖的型式,圖型漂亮,確實很厲害!。魚骨圖和心智圖都是樹狀圖的一種,也都是利用圖形線條表現關連的圖像結構,有些異曲同功之妙。


我最早接觸魚骨圖時是十多年前在一個有關「QC七大手法」的課程上聽到的,當時還據說那是有專利的顧問技術,不能隨便私自對外傳授。專業的魚骨圖法,對於製作方法有很多細節要求,例如魚骨分支一定要以60度角連接,長短粗細有一定的規定,甚至魚頭的方向、分支層次、題目的設定都要按照一定標準等等,複雜得讓人看不下去說(可能是想把它複雜化,好作獨家專利來推廣吧!)。因此,很多人把它挶限於品管圈的專業技術,沒去進一步研究;另一方面,有人常常不懂規則就亂運用,反正只要有魚骨頭的樣子就好了,看起來好像很專業,其實內容是毫無因果邏輯性的。不按照規定方法繪製,可以把內容呈現的較為活潑;按照規定,則可使得因果關連更為嚴謹,說法總是有兩面的。


與心智圖法比較起來,它是比較有方向性的,例如它規定魚頭向右是用來找問題原因,魚頭向左是用來找方法對策,實務上是:分析一個事件時,要在找原因之後要進行對策推演。也就是說會有2個魚圖產生出來,才是完整分析工作。從專家來看,若是只有一個魚骨圖的話,只表示分析工作只做了一半,並不完整。其次,它可以套用不同的分析架構模型,例如SWOT, 4P, 5M1E、五力分析等等,有很明確的向面框架下,在尋原因找對策時可以很周全的集中心力。最後,我覺得它是比較拘謹的,尤其在品管圈注重數據與事實(base on figures and facts)的科學精神下,比較希望人們嚴格來看待魚骨圖的分析結果。反觀心智圖法是講究個人自由風格的表現,融合圖像化的思考法則,比較適合創意的運用發揮。魚骨圖法有它的價值存在,兩者的圖像化的輔助,同樣在邏輯思考力上都有相同的功效,好不好發揮就看你的運用了。

我是比較建議大家投資在學習心智圖法上啦!簡單、自由、個人化、好揮發。加油!加油哦!



內部控制內部稽核管理實務

這門課程「內部控制內部稽核管理實務」的講師陳禮炫先生是內部稽核協會的創始理事,也是多項管理顧問的講師。老師在課程上除了內控內稽的理論架構詳細點出外,有更多的實務經驗,和做人做事的EQ技巧分享,非常棒。有幸在青創會上了這門課,學到不少知識,特把重點心得整理成心智圖,留下"證據"資料。



金管會有號令明文規定,「內控內稽」是在公司要上市時所必須要建立的書面制度,必須請簽證會計師審查。它是企業在流程制度化後的下一步工作 ,如果要進一步上櫃上市的話。書面制度建立需要由核心專案幕僚來主導,配合各部主管專人合力完成,另外還要建制執行的內部稽核人員(隸屬董事會)。「稽核人員」是非常不好做的工作,首先是會失去一堆信任的同事好友,把自己的人際關係給搞跨了;其次是在上級"指導辦事"下很不好拿捏尺度,有時在選擇正義公理下,甚至為了自身作為的合法性(簽證),可能就會失去工作的保障。如果你看到你公司的稽核人員流動很頻繁,就可要注意公司幕後玩法情事,小心不法罪責上身了。

公司治理,首重誠信,誠信來自人心,人心要抗拒誘惑,則需要道德勇氣。無怪乎法鼓山聖嚴法師提倡「心六倫 」,得到各界的響應支持連署。「做對的事,由對的人、經由對的流程,把事情做對!」是企管的至理銘言,"內控內稽"不僅是要把重大缺失糾出,還要偵測預防潛在危機的發生,協助經營管理能正向地朝目標願景發展,才是對的事啊!

這幅心智圖的內容是挺龐大的,用圖片檔讀起來是不太方便,如果用XMIND軟體下鑽上鑽的功能就很方便了,只要主要分支主題上按[F6]鍵就可以下鑽一層心智圖來看。這份心智圖原檔,我會放在【分享論壇 】上分享,歡迎下載看看。


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