漫談心智圖法在企業組織的導入應用

漫談心智圖法在企業組織的導入應用~~

超越個人心智的組織管理應用

我們知道用心智圖法來捕捉點子、創意發想、整理思維是非常好用的，通常把主題擺放中央，就可以用階層的方式，把點子或想法一個個加以聯想串連出來，真是又快又好用的技術。在領先級的國際企業，洞察這項技術的威力，早已將心智圖法投入組織的學習技能，將它應用在組織的各個領域裡，例如 HP, IBM, Ford等等。

而一般等級的企業組織雖然在外界宣傳下，也可能已經發現這個工具技術，但可能誤解它是屬於個人的知識技術，而錯失導入的機會。原因在於，傳統的心智圖繪製過於呈現畫派風格，不太容易讓人能夠解讀出所要傳達的意義，對於要求紀律一致的組織工作來說，會有格格不入的感覺(我第一次看到心智圖也是有這麼感覺)。但是在電腦軟體工具的發展下，數位化的心智圖法對於企業體或單位組織，可說是愈來愈符合整體應用上的需求。

數位心智圖法軟體導入更加有威力

數位化的心智圖是藉由軟體提供易於閱讀的排列型式、基本一致的圖標圖庫使用、靈活的串接延伸、方便的檔案轉換、以及錄音簡報下鑽連結備註等附加功能，讓商業化的應用可以真正實現。

我在接觸輔導許多企業時發現，許多人自稱已經了解或是學過什麼是心智圖法了，但是他並沒有發覺或認知它在團隊組織應用上的威力。有的企業甚至內部開設心智圖法課程當作個人技能來教授，但是並沒有後續真正的導入正式的企業活動中，非常可惜！

心智圖法導入應用

企業組織的心智圖法應用層面

以下說明心智圖法在企業活動可以應用的領域：

• 策略分析：無論在五力競爭分析、市場定位分析、環境資源(4M1H)分析、環境戰略(SWOT)分析等，使用心智圖的呈現方式，可以讓你集中焦點，聯想出可能的策略選項來加以評估決定。如果是發展策略地圖和平衡計分卡，使用心智圖法可以將兩者串連，進而佈署執行。
• 企劃研擬：寫計畫不外是要動用腦力來考慮周全、設定有效的步驟，以達成理想的目標。使用心智圖法來構思撰寫凝企劃案，無庸置疑它會讓你事半功倍。利用心智圖法上強調的技巧(添加顏色、外框、圖像等)可以突出計畫的重點，利用簡報功能可以清楚地傳達溝通。
• 專案追蹤：利用心智圖來記錄專案執行中衍生出的問題事件，是專案經理在掌控專案上不可或缺的工具。無論在品質、時間、成本等方面的掌控上，專案經理可以一次檢視、全面緊盯，並且逐步追蹤事件的結果，查原因找對策，一一進行克服。此外，還可以將心智圖當作專案執行或結案的報告資料。
• 工作報告：以主管的立場，一篇下屬對數據結果的解讀報告是沒有價值的。工作者面對問題的思維想法和執行態度，才是主管所要重視的。但實務上這是不易用文字來描述出來，如果用心智圖來呈現事件的來龍去脈，並加上處理的原則手段、或是所需要的資源和支援，主管用經驗專業來審視，很容易就可以適時處理可能出現的危機(危險和機會)。
• 部門管理：在目標管理MBO的主張，部門主管應該把單位的成員、資源、功能、流程、績效、活動加以描述出來，然後和年度目標結合進行評估。這時用心智圖來呈現最好，不必繁文細述，主管經理又可藉此覽視全組弱點，給予調適補強。

在領導學上有所謂「帶人要帶心」的說法，利用心智圖法把成員的想法統合起來，把專案執行確切徹底落實，進而促進組織績效的提昇，是一件令人雀躍的事情。所謂「管理」就是：找對的人、用對的方法、做對的事情、把事情做對。心智圖法就是一種簡單易學又威力強大的方法，輔以適切好用的軟體工具來導入企業應用，可說是最符合管理上要求達成效益的目的了。

請看附圖，這是以本文主題展開的心智圖，可以看到圖上有我先前在企業服務時的應用經歷實例縮圖。一個是1999年時的Y2K專案，當時曾用這圖向來此稽核的國外總裁簡報，獲得相當的滿意；另一個是負責推動企業內部的「附加價值績效看板管理(VVA)」專案，在宣達教育期間使用心智圖來說明溝通，立刻提高全員很大的參與度，同時減少很多排斥拒絕的障礙。其它，像是後續經歷許多產品開發的專案，也使用心智圖法來追蹤叢雜的品質問題時，都非常地好用。

至於導入步驟的建議：學習方法→ 試用工具→ 導入策略 (+學習課程)→應用執行→ 成效檢討。相關步驟的細節說明建議都寫在心智圖上，請看圖中的內容即看可明瞭(註：點圖可放大看圖。若要下載原始檔案，可點此進入分享網頁下載，使用 XMind 軟體開啟查看。)



在此要特別提醒：安排學習課程及工具導入是很重要的。因為企業請來員工都是很聰明的，會有很多拒絕排斥的藉口冒出來。例如，說這是沒學過的新方法需要看書學(又沒時間做)，或是有講師來教過但沒有工具可以使用(傳統手繪心智圖法教學)，或有了工具卻說沒人教過不會使用(畫出來的是樹狀圖)。導入經驗告訴我們：消滅藉口、促成應用是很重要的事。

選擇好用的心智圖法工具軟體

最後談一下軟體選用，提供一點個人經驗看法。目前最老牌的心智圖軟體是 Mindjet 公司出品的 MindManager 軟體，它的功能號稱是與MS Office整合(不見得好用說)，發展至今已有很多年了，其功能自屬齊備完整，但價格卻是非常高貴不便宜，然而原廠一直沒有開出中文版本，很是奇怪(原因不明)。

另外有一個老牌的免費軟體 FreeMind ，相信很多人使用過，由於是開放源碼軟體，自是有各國語文支援，但是所繪製出來的心智圖實在過於簡陋，只能說算是樹狀圖的型式應用了，沒有浮動主題可用於腦力激盪的功能，很不實用。

在2007年中推出心智圖函工具軟體 XMind ，其功能操作不亞於 MindManager 軟體，而且有獨到的功能設計，獲得不少大獎及好評，例如多頁面檔案、層次下鑽圖面、魚骨圖/組織品/ 二維圖架構變換、及漂亮的漸層顏色等，簡易友善的操作介面，支援多國語文(包含中文)又有跨平台版本，非常令人喜愛。

早在 2009年時 XMind 改版推出免費的開放源碼版本和約期授權 (Subscription software 或稱訂閱制) 的專業版，非常有利於大眾及校園的普及。在2011年推出主要版本終生使用授權，之後每年大改版都有推出令人亮眼的新功能，專業人士和企業組織紛紛投入導入。

至於其他品牌心智圖軟體，大多有其特別的功能特色，要審慎評估一下。另外有所謂的線上心智圖(網頁版)，強調線上協同作業和共享的方式，也可以試試，但其心智圖法的功能發揮操作上畢竟有其限制的。

真正效益：節省時間、提高品質

心智圖法是主張開放自由的，也主張風格和趣味。使用心智圖法真的減少很多文字工作時間，真正把時間花在思考上面，提高最後的產出品質，使用起來也真是輕鬆愉快。把數位心智圖法帶入企業團隊，絕對是最有利的管理投資！

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