如何打造優質的社區管理制度

現代城市都會型住宅，很多人多住在大樓型式的社區裡，通常為了管理共有設施和公設區域，成立社區管理委員會、建立規章制度是有其必要。但是一般民眾在這方面沒有太多的教育訓練和管理經驗，在各人程度不一認知不同的群眾組織下，要打造優質的社區管理，是有點「知難行易」的。
所幸，政府有邀請學者擬寫了一套社區管理公寓大廈規約範本，正式頒佈供大家參考，其理論合於現行法規的要求，架構設計尚稱完備，只要稍作修改符合自己社區的類型，套用起來不算費力。究其文字內容，對於實務運作的需求，還是有些漏洞。像是大家最注重的財務管理部分，完全沒有提供詳細的操作程序，安全性很是令人擔心；對於資金非用於管理修繕用途部分也沒有清楚定義，實際上社區的多元生活層面有許多意想不到的花費。由於漏洞的存在，管委就因陋就簡地任意操作，常會容易滋生看不見的舞弊空間。

而政府為了鼓勵地方社區能夠自治發展，對於缺漏的部分沒有給予任何提示說明，說是要由住戶或管理委員會自行設計擬訂細節辦法，不作硬性規範以符合各個社區本身的需要 ーー ー這簡直就是一個不盡責任的說法(為什麼不像政府要去規範上市公司的會計度一樣呢？)。所以，為了彌補這樣的缺失，也是為了自己的受累經驗，我們特別進行研究搜集找專家討論，自行設計一套理想制度架構，可以用來適用各類大小的社區。尤其是在財務資金管理部分，設計增加『福利發展金』項目以符合實際狀況的需要，並極力建議導入制定核決權限、編制年度預算、覆核審議流程等，讓它成為真正可以良好運作的管理系統制度。


由以上的心智圖來演示如何打造優質社區管理制度的理想架構及執行重點，如果順著圖面掃瞄閱讀下去，應該可以很容易很清楚地理解建構制度的必要重點。

要導入這套看似複雜的系統，若是在所謂的民主自治的會議角力運作下，可是要付出很大的溝通智慧和毅力耐性的(如果是在社區新建立時就進行導入，反而會省下點力氣，這是一定要有心理準備的啦)。其實合理系統並不複雜，運作起來也很容易清楚，就是人的趨向選擇容易的惰性心態是比較難以克服的了。曾經看到一個社區採用倒退舊時代的作法，管委竟然提出要將全部資金納歸為『管理費』的單一項目，原因是比簡單容易操作支用，也就是短視近利的作法，無法預見未來的潛在問題，不顧長遠的正規發展，真是悲哀啊。

顧用專職的社區的總幹事來協助管理是有一定的幫助，但是限於社區規模和經費，實在不是多數中小型社區可以允許的，而事實上這是一個很明顯的潛在存在需求。有個創意的商業想法, 大型連鎖的房屋仲介公司或可考慮投資這塊生意：設計良好的社區管理制度套裝系統、訓練一批有專業能力的人員、集合鄰近的幾個社區，承包集中式的總幹事服務、後台兼職管理顧問的支援，收取較低廉的分攤費用，一定可以達成相當綜合效果。(社區保全公司也可以啦！)

回到正題，有了理想的制度架構參考範本，就等於是突破了「知難」的關卡，接下來就是「行易」的問題了。只要擬好一份完整適用的「社區財務管理辦法」，在區分所有權人大會通過規約修訂，接下來就很好執行了。我在二年前就曾經以心智圖法來構思擬寫這個辦法，發表在《巛社區財務管理是組織運作所必需Θ》文章裡分享，可以得所有的要件表格設計，不妨參考看看。若還有什麼問題，請在迴響欄上進行留言討論，謝謝。