導入知識管理系統 vs 引用心智圖法

導入知識管理系統 vs 引用心智圖法

最近參加幾個以「知識管理」(KM, Knowledge Management)為主題的座談會,主題在強調這是企業創新的第一步、善用知識力企業營運大躍進、知識管理激活企業應用力。主辦單位是政府經濟部中小企業處,正在進行「中小企業知識管理推動計畫」的活動,可參考其專設的服務網站。我覺得這是很好的推動,尤其有政府單位以輔導的立場來提供這樣的資源整合,是再好不過的,可以多加利用一下。

座談會論述的動點不外是在說明「知識的價值認知和對企業組織的重要性」、「知識管理的方法理論、推動方法、實例經驗和系統工具等」,看來目的就是要促進:中小企業來重視評估知識管理→接受推廣單位的輔導→尋找適合的工具系統→進行專案導入應用→完成(企業優勢昇級)。與會學者來賓無不提出精彩見解和分享,在此特將接收到的心得重點,用心智圖整理記錄下來,並加上一些自己的省思(後述),如下圖。



所有的簡報陳述都是呈現非常合符邏輯的,應該沒有人認為建構知識管理系統是企業組織可以或缺的基礎工作,我也完全贊成。但是這裡我個人要提出幾點逆向思考的觀點,供正在評估導入的領導者作為參考:

  • 中小企業真的可以得到立即的效益嗎?
一如學者專家所言:『知識是需要人們願意分享出來、經過長期的累積,長遠的效益發揮是強勁的』。正確!但是在台灣的現實面上,中小企業的人數普遍很少,10人以下的公司滿地皆是,而且平均壽命都很短暫。中小企業首要面臨的是在競爭環境存活下去的問題,每個人才都要投入市場戰鬥,公司的「產品創意know-how+快狠準的策略績效」才是突破事業初創起步關卡的不二法門。所以我認為,如何讓員工在戰鬥位置配備立即有效的武器,才是最優先要思考的方向!
  • 企業員工(使用者)在導入後會真正的Happy嗎?
聽到會中所有的實例分享報告,無不強調:「要有高階主管的支持」(就是要top-down的強制執行啦)、「要有誘因引發員工參與並持續」(就是要有紅蘿蔔獎勵回饋啦)、「形成一種企業文化」(就是要員工奉獻分享或虛榮譽心啦),完全沒有錯(換個方式講也正確啦)!不必想也知道,導入系統後首當其衝的是低層員工,必然會因為增加的工作量而反彈(或說敢怒不敢言啦),企業也不會永遠提供相當的誘因來作回饋,所以絕對沒一個員工會是happy的啦。我自己就曾實際經歷過,公司買了一套有名的KM系統在內部建置起來,擺了很久根本沒人要去用它,私下問了問原因,結果是大家都很忙根本沒時間去用(當然這是常用的第一藉口啦)。
  • KM可以幫助發揮員工的工作效能、真正提昇企業的績效嗎?還有更佳方案嗎?
知識管理可以增加效能提昇績效,答案毫無疑問是肯定的。其實ISO也是、教育訓練也是,統統都是啦。凡是只要能夠增加人員技術能力的工作,都是啦!精明的企業領導(老闆)所要計算的是投資報酬率,無論是成本費用或是時間投資,有效有用又能快速發揮的才是最佳實務的好方案。投資在一個讓員工不怎麼happy的方案系統的確是不太高明,尤其是中小企業,在投入的優先順序上要有規模和時機上的考量。

在台灣絕大比例的小型企業人數多在10-20人左右,中型企業則在30-60人上下,要說服他們導入KM系統,我估計是不會超過20%的。在超過60人的企業(不含製造員工)才有導入ISO, KM, ERP的意義吧。在60人以下的企業,應該要先從激發人員在知識上蒐集、開發、利用、和創意的工作之上,著重在知識實踐的技能活動上,才能發揮知識的最大效用。這才是中小企業領導人在策略上所要努力的方向。

那麼有什麼更佳的建議方案嗎?有的,就是全面引進心智圖法和軟體工具。理由:
  1. 把無聊的文件工作化為有趣的圖像思考方法,擁有好的方法和工具,讓員工先樂於成為真正的知識工作者。
  2. 這是一種bottom-up的變革導入,可以從個人心態開始建立知識專家和社群,塑造真正主動分享的文化。
  3. 心智圖法可以滲透到企業營運各個工作層面或型態,確實減少時間浪費、提昇產出品質,效益立即明顯。
  4. 藉由一致的軟體e化工具的幫助,將大大提昇整體組織的知識溝通能量,同時也提昇人才價值和生產能力。
  5. 最重要的是:投資花費少、立即可以應用、效果明顯易見!
    (另外,如果是已經導入KM系統但結果不如預期者,趕快引用心智圖法和工具,或許還可以補救起來。)
如果你進一步探究「心智圖法」,你會發現它完全符合知識管理的本質中的5Cs、4Cs方法(見圖內列示),也是促進人們把創意行動轉化成價值的好工具。而當你認真要進一步導入知識管理系統時,先前用心智圖所累積的知識經驗,也將可以成為建立知識地圖的最佳先導準備。太棒了!

最後,用個簡單比喻來說:KM系統像是個魚缸容器,輔導顧問可以教你如何擺設裝置、教你如何養殖維持,但是真正主要關鍵所在是魚兒快不快樂、願不願意投產,能夠讓它更豐富、更美麗呢?我想你應該了解我所要傳達的重點了吧!
Tips:
企業如何引用心智圖法和工具軟體的方法?
  1. 評估購置一套好用的心智圖法軟體。(XMind 不錯用)
  2. 作一下軟體操作教學及應用訓練。(從員工開始)
  3. 內部報告文件都改用心智圖型式。(從主管開始)
  4. 忘了 MS Office 吧! 那真是累死人的東西,哈!

簡單吧!

目前最夯的心智圖法XMind在台北有推廣服務中心,有不少知識建立,也可去參考一下哦。

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