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企業導入數位心智圖法運用的必要小動作

企業導入數位心智圖法運用的必要小動作

在幾次課後輔導與學員的聊天交談,有人提到在企業內部導入數位心智圖法及軟體工具應用,幾乎像是一件不可能的困難任務啊!

如果幸運,你的老闆非常宏觀,企業重視員工使用工具來節省時間及提高品質,那麼這裡建議五項作法是不可缺少的。當然,只有強力作為實施導入,才有可能獲致全面的成功。



建議作法:
  1. 決定策略 …… 有決定有決心用心導入
  2. 正式宣告 …… 會議宣導通報全體員工
  3. 種子教師 …… 深根知識技術教導推廣
  4. 植入工具 …… 提供好用工具有效發揮
  5. 融入流程 …… 重視員工思維省時省力
全部五項作法決不可省略,否則流於隨便喊喊就草草結束了,最終便是一事無成了。其實這就類似公司要導入 ISO 認證、知識文件系統、或 ERP 資源系統等級的作法一樣,需要很大的決心魄力。如果只是如同提供 Office 或  Project 軟體一般馬虎對待簡單處理,在主管裝懂員工裝傻、上下虛偽應付的情況下,就只能產生表面功夫了。

經營策略 OSGM 一頁計畫應用心智圖設計

經營策略 OGSM 一頁計畫應用心智圖設計

此書 "The 1 Page Business Strategy: Streamline Your Business Planning in 4 Simple Steps" (by Marc van Eck)  提出的經營策略計畫方法,成為近年來企業管理實務上的重要發明。據知目前有很多知名企業導入使用方法,因為簡明容易、又有成效。

心智圖整理該書 OGSM 理論重點:


它的內涵並不一個全新的發明,而是把我們熟悉的『目標管理 MBO』、『願景定位 Vision/Position』、『策略地圖 SM』、『關鍵表現指數 KPI』、『管理循環 PDCA』的企管術語,整合在一頁表格中進行管理計畫。這一頁表格利用 OGSM: 目的 Objective、目標 Goals、策略 Strategies、評量 Measures 等四個區塊呈現出經營策略,計畫貫穿目標設定與戰術內容,並能加以執行進行檢討。

目標有科學.設定更聰明

目標有科學.設定更聰明

年關之際總要去設定一些未來的「目標」
……人生目標、經營目標、學習目標、健康目標……

有曾想過「目標」真正的行為科學嗎?
人類行為專家 Vanessa Van Edwards 提出很不錯指引  ←專欄文章
原文標題 "The Science of Goals" 值得一讀
最棒的企管 EMBA 雜誌譯出中文重點摘要刊出 ← 網路文章
我們特地將它轉化成 XMIND 心智圖



你可以順著心智圖閱讀重點後
再用 XMIND 著手寫下各點指引的關聯想法
就自己的特點與環境情況  導出自己的目標來

PS 建議去讀一下原文,比較詳實有感哦。

強化自己生產能力的有效招數

強化自己生產能力的有效招數

這張心智圖是協譯一張很棒的英文資訊解圖 (infographic) ,原作標題 "How to be Productive" ,以中文白話直譯就是〈如何變得很有生產力〉,所談的就是個人的生產力,從食衣住行身心等方向切入(應該說是擴散),提到增加效用提高效率的招數、提到排除雜務專心至致的技巧、提到面對事務處理的心態,整體看來都是非常有用的方法。


生產力就是競爭力

正確。從全方位來思考一下,我認為個人生產力的真正價值,和以下五大構面有正相關:

電梯簡報引起注意.爭取進一步機會

電梯簡報引起注意.爭取進一步機會

電梯簡報之意義與作用

查了半天不知是哪個老外發明了『電梯簡報』(Elevator Pitch, Elevator Speech, or Elevator Statement)一詞,卻非常傳神明示它的意義(可參見 Wikipedia 的解釋)。通常它是指在向老大闆初步溝通提案時,要在極短的時間下完成,不能讓老闆一下跑掉、不能浪費老闆的寶貴時間,又要獲得一定程度的首肯同意,…… 確實很有難度喔!

現在這個名詞經常被人引用在新創事業人士的工作,初期需要招募資金投資時,向大老闆初次介紹的簡報手段了。創業的人確實需要多多向人介紹引入資源,如果事業的模式型態非常創新,就要多花心思和力氣去準備與練習了。

電梯簡報之心智圖範本提供

網路上說明「電梯簡報」的有益文章多如牛毛,自己可以去查去看,在此就不多加陳述。這裡根據一篇外文經典文章,試圖提供一份心智圖整理,不僅是說明內容準備的六大重點,也可以直接當作範本,用來準備自己的電梯簡報實質內容,當作演出劇本勤加練習、或是印出來當作小抄。一張心智圖清楚明瞭,真是好用啊!


如何做出信服有力的電梯簡報

每個企業組織裡可能都需要一個很棒電梯簡報,無論是行銷工作或研發團隊,在會談時能夠表達整個概述,確保做出能夠解決問題的清晰一致思路,顯現與眾不同之處。


但要如何建立所有需要傳達的訊息資料,而你的聽眾不會失去興趣的完美電梯簡報呢?

口碑行銷 5T計畫 範本

口碑行銷 5T計畫 範本

這本書《讓顧客幫你賣》談論口碑行銷的實踐計畫,分作 5T 方向來描述計畫的實行重點:
  • 談論者 Talkers
  • 話題 Topics
  • 工具 Tools
  • 參與 Taking Part
  • 追蹤 Tracking
內容不僅是教你瞭解口碑的推動驅力,更是幫你導引出整個口碑的推動計畫。只要順著它的重點大綱,就可以對自己推銷的產品撰擬出社交推廣的口碑行銷計畫。這等好內容當然要轉化成心智圖來記錄重點了…



上一篇文章的心智圖分享,已經提供了口碑行銷的完整概念,讀過的人可能已經躍躍欲試了。

口碑行銷 神奇威力

口碑行銷 神奇威力

行銷工作一向是博大精深的,尤其是當企業從產品製造昇級到品牌銷售,方知市場行銷是一場地域戰、時間戰、也是心理戰啊!這個戰不能不打,因為現實是殘酷的、市場只有一個,客戶決定買了競爭者的產品,就不會選擇你的產品,生存影響立見分曉。

大家都知道最厲害的行銷效果就是造成消費者良好口碑一路傳開,一傳十、十傳百地拉動大眾慕名前來,好產品銷售一直暢旺不絕,更本不用花大錢做廣告打宣傳。尤其在網路世代,口碑傳播的速度和廣度是舊時代的數十倍成長,要把它納入行銷運作,已經是一種不可避免的趨勢。

閱讀《3張嘴傳遍全世界》一書心得,發現口碑行銷可以是一套有系統的學問,特將此書的關鍵重點轉化成數位心智圖。



此書首先提出六個按鍵來發動口碑,製造出可談論的話題事物;要吸引媒體報導,須要投其所好;打出的廣告要有力道,要能夠吸引大眾注意;投身冒險不要懼怕,登上高峰揚名立萬;加上發掘創意及追蹤監督口碑效果,就是整套口碑行銷的六大要訣。

心智圖法在文案寫作上的應用新法 AIDA+E

心智圖法在文案寫作上的應用新法 AIDA+E

從歷史的觀察,台灣教育體系導入心智圖法應該是國文科教學。最主要的應用是將國文課文章用心智圖法做樹狀解析,讓學生中了解文章段落的結構及重要詞句的運用。附帶對作者生平資料內容,用心智圖來解讀。

這個應用有一個教授級的推廣小組,編製了許多心智圖教材,發行一套電子書《國語文心智圖教學指引》,是採用老牌的 FreeMind 免費軟體進行製作的。PS. 之所以沒有選用 XMind 軟體,可能因為當時 XMind 軟體開放源碼授權面市才不久吧!後來有學校老師開始大力推薦使用新開發的軟體取代,見《XMind, 比Freemind 更好的心智圖軟體》 (Meme -- 教學與反省 2008.11.16) 一文,使得台灣各級學校開始注意心智圖法的軟體使用,並開始轉用大力投入發展。

回歸正題,我們從小學習國語學寫作文,老師最常教的就是「起、承、轉、合」結構順序的寫作方式。這真是很好用的一招,無論是論說文、記事文、抒情文的寫作,都可以用上這一招來構思,寫來很順暢,通常不會出什麼大問題。

但是長大進入社會職場後,會突然發現這招在書信溝通上是會出問題的。華人在書信撰文方式常常是轉來轉去,讓喜歡直接下結論的老外尤其無法理解。我個人經驗就曾碰到這情況,一位資深經理發文給國外公司說明某項策略方案,落落長的英文信卻是用中式的起承轉合順序。老外不明其義,偷偷轉信問我這位經理到底是要做什麼事。我一看原信就知問題所在,只用二三行文字簡述重點回信就讓他搞懂了。

後來我無意中發現外國人寫作文方法,稱作 "AIDA" 的寫作順序,它的目的就是:說服讀者認同、並採取行動進行。大悟啊!這不就是我們寫文章最原始的目的嗎!?起承轉合的文章雖然優美文詞賞心悅目,但若是達不到目的,就只能是期吩共鳴孤芳自賞的寶貝了。
AIDA 公式:
  1. Attention 開場白吸引注意力
  2. Interest 讀者關心的問題
  3. Desiree 提供解決問題有效方法
  4. Action 要求讀者採取行動


原來,這套方法是來自行銷學的,最適用於產品服務的推銷了。所以在各種廣告文案的教學資料,都不會遺漏這套方法的解說,可說是經典的寫作公式了。

我參考了幾本行銷廣告文案技巧的書,重新將 AIDA 重點整理成心智圖,並加上後人提出外加的 Engagement 締結關係。心智圖整個層次拉高,你還會看到標題、結尾的寫法,及事後的要點檢查,整套文案寫作技巧就是魔法DM的教材。

溝通表達要清楚直接,要讓人引起興趣買單信服,並要促使他人立即採取行動,說難聽點這就是要賣東西給別人、說服別人買單,說真格的這也是我們在社會中生存的必要技能,無論你要賣的是產品服務、點子計畫、還是自己的才能。這個技能是需要培養訓練的,我認為學校教育應該視為重點不要漏掉才是。

※ 心智圖法作品 XMind  圖檔連結


利用思覺化圖框模型工具去思考分析經營模式

利用思覺化圖框模型工具去思考分析經營模式

《獲利世代》無庸置疑是一本好書,投入商業經營就是要有一套自己的經營模式,不論是套用或承接成功的模式,或是自創可行的運作模式,建立這份藍圖就要好好思考!利用思覺化圖框模型工具強迫自己去思考分析經營模式,就是犀利啊! (※ 請查看 書介影片)

當一個企業營運起來,勢必有九大區塊是要拼起來運作的,不管其中採用的元素為何,又必須在成本和現金流上顯示出正面效益,回歸到企業經營的實際根本目的 –– 賺取利潤、生存下去

★ 重點整理 XMind 心智圖 


本書太過有名,似乎不用多加評析內容了。不過我有以下幾點心得淺見:

● 世代?……中文書名是大誤

此書原文 "Business Model Generation" 其中英文 "Generation" 一詞應該採用 "the production of something." 的意思,而不該採用"世代"的名詞通用解釋,這可不像類似手機通訊技術的 3G  4G 的意義。原文書名直譯應該是《營運模式產生(器)》………比較直觀易解吧!

簡報溝通新思維 – So What?

簡報溝通新思維 – So What?

So What? 哪又怎麼樣?

我看過不少有關簡報技巧的書藉,沒想到這本書的思維策略引起很大的震憾。中譯書名《你說的,對方都買單!答得漂亮,就能說服所有人

簡報的目的就是要讓對方信服、接受傳達的理念。所以,簡報內容的重要性是絕對的關鍵。如果對聽眾直覺就反應出 "So what?" ,那就註定是一場失敗的溝通了。無論你長得有多帥、投影片有多漂亮、技巧有多熟練,若是無關自己重要性需求性的內容,聽眾打從心裡就會排斥一個又來浪費自己時間的人啊!

最簡單的例子,走在十二月的資訊月展場裡,會碰到一堆推銷人員無端提問的說話方式,沒有溝通的焦點,非常浪費我們的時間,理都不想理說。說話沒有訓練過的人員,最好不要出來面對消費者,只會損害形象的。

那「So What? 思維」的重要性是什麼呢?先直接看這個影片即可明瞭。


沒錯,這個世界上產品形形色色、品牌千千萬萬、人物來來去去,如果沒有一套有效的方法來進行傳達溝通,只能沉沒於小小角落裡。這本書所提出的思維策略,不僅是用在簡報溝通,也可用在產品銷售、行銷企畫之上。快速提昇溝通所要達成的目的,提供非常有用的方法。

我在圖書館無意中挑選到這本好書,讀來受益良多,特別將全書重點整理成數位心智圖分享一下。



以上心智圖可以下載原始 XMind 檔案。可以印出圖來隨著書來看,效果一定不錯。

創意源流與思考工具之有效運用

創意源流與思考工具之有效運用

創意是什麼?創新為什麼很重要?

『創意』是人們針對一個問題現象的啟發思考,找出有有效解決的方法、或新發明的構思。它是發明之母、它是增進人們生活的源動力。

有人說是:「創意是要超越界限,重新定義事物和事物之間的關係。也就是找出事物間的相關性,將既有的元素重新組合。 」(賴聲川《創意學》)摘自維基百科上的解說文字,不像是一般白話論述,似乎是有點偏向藝術創作的定義。

「創造力」和「創意力」其實是同義的名詞(前者或許較偏向於實體創造發明的意思),就是利用方法或工具來促進思考的發散或收斂,把點子想法激發出來。台灣在這方面的實力很強,在國際的發明競賽上總是名列前矛。

其實真正很弱需要強化的是「創新力— 把創意點子實踐出來的能力!這和創意力有所區別,是不同的意義層次。這也正是數位心智圖法工具真正著力帶來幫助所在。

有人證明腦力激盪會議是無效的!?

請見〈想出更好的創意?試試「殘酷版」的腦力激盪〉一文

答:是也非也。
會議只是挖出點子的產出手段,真正的創意來源並不是來自會議手法。

當我們去探討創意的真正來源時,其實它是來自各人不同背景的學習經驗或生活文化。腦力激盪會議只是創造一種氛圍,用來促進人員點子的爆發,挖掘出奇異邊際的想法,找出能貢獻團隊可以使用的吧。若要創造出真正點子的潛力,應該努力從源點著手才對(多多接觸學習新的事物),而不是寄望於會議手法或工具使用。

同樣道理,數位心智圖法軟體也算是腦力激盪的輔助工具,記錄整理非常好用,但是本身是無法創造創意的。

創意來源無法刻意製造

但是研究探討創意的真正來源,無疑是來自人性人生的品味修行:
  • 個人技術上的經驗累積
  • 個人對生活的敏銳感觸
  • 靈光一閃中的捕捉記錄
  • 互動刺激產生突發奇想
  • 放空沉潛靜化冥思頓悟
  • 新知學習中的運用啟發
有宣傳說運用心智圖法可以激發創意無限!?這是完全謬誤的。怎說?如果這宣傳是真的,那麼去上課學過心智圖法後的人不就變成創意滿滿的嗎?其實不然。心智圖法只是一個很好用的工具,在於快速處理我們思考出來的點子,在擴散聯想時非常有幫助。但要說它以刺激大腦、提昇思考的能力、變得很有創意,像魔法一樣……那其實是教育業者的廣告說詞。

用比喻來說,炒菜煮飯的工具很好用,可以幫助做菜可以又快又好,但是做出來的菜是不是很棒很美味,就要靠新鮮食材和手藝巧思。完全不是說你用的廚具愈貴愈豪華,就能保證做出每道菜都是極品佳餚。這和使用心智圖法(或軟體)的道理是一樣的,是不能期待工具使用就會把你變成創意源源不絕的人。
PS. 我們在數位心智圖法授課時,也都會特別說明這個迷思,以免學員回到公司被老闆要求表現要有發明創意,卻終遭責備苦無表現。~哈

若要開發創意靈感,應該從真正來源著手。正確的建議應該是要找出時間多多:去放空、去充電、去體驗、去冥思。……給自己去放個假吧!



透過流程步驟和工具方法可以生產出創意解法

其實有很多奇特創意可能已經孕育在人腦潛意識中,經過方法工具的利用,可以把它爆出來。腦力激盪法就是其之一,心智圖法也是工具之一。後續還發展出所謂的『創意問題解決方法』(CPS, Creative Problem Solution),寫成三個階段及數個步驟,利用多種工具進行思考發散和收斂,用來突破問題的層層障礙,達成解決方法的創出和實踐。如上圖(可以下載 XMind 心智圖檔案)。

行銷不是戰術爭奪,是雙方我們關係的長久建立

行銷不是戰術爭奪,是雙方我們關係的長久建立

所謂「行銷工作」不就是要:
  1. 產品定位清楚
  2. 找到目標市場
  3. 劃分市場區隔
  4. 研究客戶喜好
  5. 投注廣告吸引
  6. 設計買方需求
  7. 提供競爭價格
  8. 推入交易行動
  9. 完成商品服務
……等等一連串步驟嗎?

因此許多書藉將行銷理論化作賣方和買方的戰爭,總在行銷 4P 策略制定之後,必然跟著要進行很多戰術推展,無論是在客群研究、廣告設計、或是推銷方案上,就是隨著進攻策略用不同的戰術去包圍客戶,恨不得能夠「爆破」突圍、一舉「殲滅」所有「敵人」~呼。

其實銷售工作是面對人進行互動接觸,產生正面連接的「關係」,才會帶來長遠的銷售利益。比起「目標客戶、市場區隔、搶佔市場」等戰術名詞,這才是真正的人性做法。

你看有許多老店小店的老闆,總是愛跟客人搭唱聊東聊西的,扯些不關商品的事情,其實他正是在做「關係」。老闆沒學過什麼「客戶關係」術語,也不會去用什麼 CRM 系統高科技,但就是自然而然去做。一般人來看,這就是觀光客最喜歡台灣人店家的「人情味」吧!

這本書《關係銷售新法》把作行銷(做人情味)就是要去建立「我們」的關係,只要這個心態對了,整個互動說話的方式及服務的當下,就會有不同的表現。只要「我們」的關係真的存在,就不難建立長久的行銷關係。

書末更提到這個「我們」的關係要根植於企業組織的核心文化中,也就是老闆和員工的關係上,也必需要存在「我們」追求雙贏之上。說真的,見到很多企業不僅是在跟客戶作戰,內部也是處在主管抗戰、員工對戰的情況。戰到最後誰會贏呢?沒有人吧!

以現代「全員行銷」來說,是每個人的工作都要面對的部分工作,要有效的掌握某些原則而能把人際工作處理得很好,這本書的內容正好彌補這方面最最基本的知識了。

創作心智圖 XMind 分享:

社區規約之財務管理運作設計破解改進

住宅生活必須面對社區管理,範本規約可以套用依循

現代都市林林裡公寓大廈林立,社區管理成為生活上要面對的重要課題。如果沒有一套管理的準則可以依循,大家窮自摸索七嘴八舌只會造成更大的問題。所幸政府營建署有頒訂一套《公寓大廈規約範本》,已經把該要有的法條和規則全部寫完整了,只要依照社區現況選用適當項目即可套用,省去制訂規約很大的麻煩。
特別建議新購屋主和社區管理委員籌備會,千萬不要拿建商所擬的的規約來用,因為裡面內容可能東拼西湊,甚至可能還有暗藏的建造人免責特別條款(如廣告佔用之類等)。我個人就有這樣的經驗,過了好多年才好不容易在管委會裡提案通過全部翻新規約。當然,也是大家看在這是由政府頒的範本所制訂,認為總是由專家學者提擬出來的,才能放心通過。(現代人是很沒信任感和安全感的!)

解析規約範本財務管理上的彈性條文

但是規約範本裡的資金財務方面條文卻是保有很大的彈性空間,造成很大的模糊漏洞,雖然其原理設計是很理想,但在與實務運作真有很大距離。以下我們嘗試用凡人的眼光來一步一步解讀範本的條文,來架構出它的財務系統:
  • …規定向管理委員會繳交下列款項。(一)公共基金。(二)管理費。」 (※條約第十條第一項)
    → 繳費 = 管理費 + 公共基金
  • …公共基金依每月管理費百分之二十收繳」 (※條約第十條第四項)
    → 公共基金=管理費 × 20%
    • 推論:
      繳費=管理費+公共基金
      =管理費+(管理費 × 20%)
      =管理費 × 120%
      ∴ 繳費 ≠  管理費     (注意! 一般住戶觀念卻不是這樣的!這是有待打破的。)
    • 而通常一般社區的住戶繳費都會以「所有權狀坪數 × ##元」來定義!
      套用以上公式,可計算如下:
      ∵  繳費=所有權狀坪數 × ##元; 繳費= 管理費 × 120%
      ∴  繳費 = 所有權狀坪數 × ##元 = 管理費 + 公共基金 = 管理費 × 120%
  • 「管理費」和「公共基金」在『用途』定義上是完全不同資金項目。(※條約第十一條)
    → 所以收取費用後要加以劃分管理費和公共基金,使用在不同的開支項目。(注意! 一般社區多是混用資金未加分帳!)
  • 各項費用之收繳、支付方法,授權管理委員會訂定。」(※條約第十條第三項)
    → 宜另外訂出財務收支管理辦法細節,包含資金流向和操作流程。
我們在此特別用XMind心智圖軟體制作圖解分析這個財務運作,一看即可清楚明瞭整個方式,如下:


探討規約範本在實務差距產生的問題

這個規約範本想用以上幾個簡單條文來規範社區資金的作用,在但實務運作上是絕對有差距存在的,必然造成問題:

  • 社區『管理費』的定義是以「足敷使用為原則」(※條約第十條第四項),卻沒有公式算法的定義,是不夠明確的標準,易引起爭議?理想作法是要從年度預算編制做起即可達成目的,但範本卻沒有指明出來,只有一條指出要訂出會計年度(※條約第十七條)作為財務監督的目的。猜想是想要在條文上保留合用彈性,怕管委會人員不會或不願去做吧!?
  • 實務管理上社區會有些必要支出並未定義在「 用途」條款中,例如:政府補助金、出租收入(如KTV、游池使用)、公益贊助、活動補助、禮券獎品、福利設施等。這些超出規範卻有實際發生之實,如何在財務規範合理合法化呢?
  • 收取費用劃分為管理費和公共基金後,公共基金可以結存下來,但管理費若有結餘情況時,是要撥入公共基金?還是當作一種基金結存累積下來呢?前者不合20%提撥的設定,後者則會長期累積另一筆資金,沒有限制下恐生亂用毫無節制。在此規約範本完全沒有明確定義清楚。

新改良的財務運作模型解決設計漏洞


為了綜合解決以上問題,可以增加幾個機制來平衡整個財務系統運作:

  1. 權狀車位的停車場維護,不見得是全部住戶均擁有車位,多數均以獨立資金型式來分開運作。
  2. 社區的資金的來源和用途全部列入含括,避免與實際情況差距造成旖法無據執行漏洞。
  3. 另設「福利基金」作為合法用途的解套。特別的是用於促進設計用作社區營造和福利措施的合法來源。這將使管委會能有更積極的管理運作。
這個設計是在符合規約範本的財務理想架構下進行調整,用以符合實務狀況,完全不必去更改規約的內容,只要在管委將這份圖納入社區自訂的財務管理辦法裡,當作為管理原則。如此一來,大家就很容易明瞭整個財務機制,知道如何處理資金問題,進行發揮運效益。後續接手者也可以馬上進入情況,不致迷失或胡作亂搞。請看以下新改良的社區財務系統運作圖解。前後對照之下,其實圖解很容易就看懂了,在此就不多作細節解釋了。



要如何實踐呢?很難嗎?

最後,要切實導入這個系統運作,建議社區管委會要依循正確的步驗為:
  1. 制訂年度花費預算。(即總管理費用每月例行支出編列。)
  2. 推算住戶繳交合理費用。(平均每坪收費= 每坪管理費÷120% ,大約加減取個整數即可。)
  3. 監謹制訂務流程,堅持執行紀律。
  4. 監控預算資金的流動、審核收支平衡。
  5. 分析差異進行調整。(回到第1步驟。)
所謂『知而言不如起而行』、『知難行易』,一切就看管委會成員的心態了。有人以為編製預算很難,其實大樓管理花費項目大部分是固定金額又固定週期的,只要花一點功夫推估未來一年(或是將前一年)的花費項目編入適當日期即可得出了,只要有心是做好預算編制,一次即可容易達成,不該有藉口的。當整個管理步上軌道後,就可以致力於社區環境(人文和硬體)的營造了,這個後續努力成果才是人人所想要追求的社區願景啊!

以上是個人研究下的思考創作,可供大家參考引用。如果公家政府真的有心幫助民眾解決社區住所方面的切身問題,應該再接再勵把社區管理做出全套最佳範本來讓大家依循,而不是發現問題讓民眾到處摸索各自解讀胡亂套用。就像市面上的「租屋合約」條文也是有很多版本混亂情形,有個公益組織崔媽媽基金會就制訂出一個以消費者保護立場的公正合約範本來供大家引用,在這方面有非常好的貢獻。如果有政府單位或其他公益組織單位有意使用我的構想,進而編制完整社區管理系統,非常歡迎哦。

以下附上 XMind 心智圖分享,可以下載檔案加以研究,或是針對社區特別需要加以修改適用。






PMO在企業組織建立的重要地位

PMO專案管理辦公室』是一個企業組織很重要策略管理單位,因為各個「專案Projects」都是指在一段時期內努力執行來達成特定的目標成果。有各式各樣的目標設定出來,就會有各個不同的專案形成,就會有各個獨立的小組進行運作。



大多企業組織來說,總經理的職能是要領導企業全體,在年初時設定好年度目標、在年尾時檢討績效成果。一般是多在業務開拓夥伴社交的工作運作上花費較多的時間,而內部的各個專案的推進追蹤和支持協助上,則最好是要有一個高層的PMO來統籌管理,再由一群專業PM人員進行團隊領導、在組織內跟催專案。試想一下,如果個個專案都要由總經理親自跟催的話,一來企業重要的業績(客源)拓展無法專注;二來高階職位執行跟催不太方便有效。所以專案管理還交給PM人員,統設專案辦公室PMO(類似戰情指揮室)來發功能較為妥當。這樣的概念是不是很符合一流企業的最佳實務(Best Practices)的組織架構呢!?

專案辦公室 PMO此心智圖取材自EMBA雜誌上一篇關於如何推動建立PMO的文章,是很有價值的管理概念哦!!

※ 本篇文章意原發表於2006/2/21,原圖由MindManager軟體製作。
修訂:增修部分文字,新增加XMind數位心智圖分享,可以下載喔!

成功的專案管理 PM要牢記

成功的專案管理 PM要牢記

這篇《專案管理成功方程式》寫得真好,不管你是多麼資深的專案經理(PM)或主管經理人,都應該不時的看一下,跳脫出專案工作細節的框框,檢視整個專案的成功度。


以我長期進行專案管理工作經驗而言,這份文章整理確有很大的價值。請閱讀圖中的內容,並把它貼到自己工作的桌面或專案辦公室的牆上吧!。

原文取材自EMBA雜誌摘譯專文。

※ 本文原寫於2006/2/10發佈,早年心智圖是用MindManager製作的。本次修改發佈增加XMind心智圖分享可以下載喔。

心智圖 XMind 作品原圖 (可以下載檔案)

全人思維的第八習慣導引通往卓越的地圖



第8個習慣》一書是《與成功有約》的續作, 除了延續成功者的七個習慣原則外,最主要的是把通往卓越的地圖勾勒出來,以全人思維的觀點來開發「發現內在的聲音」、並促使「激勵他人尋找內在的聲音」。所談的重心,更多著墨是在組織上的領導、管理和企業社會責任的發揮。


從書中所論述的觀點,可以完全一窺當今企業組織病態的根本原因,雖然它不能說是一本企管理論書作,但絕對是進入企業組織進行領導管理的基本教材,嚴選必讀的經典。書中所述的願景目標、溝通授權、績效評分、知識工作等,在現代企管領域已有深入的理論探討和工具技術的發展,如策略地圖、平衡記分卡、專案團隊、知識管理等,但是能以全人思維」--願景、熱情、自律、良知的四項核心,讓人可以用一個很有系統的方式來看待完整的架構,這是作者 Stephen R. Covey所提出的偉大貢獻。此心智圖只是整理該書中的重點綱要,真要了解真正意涵,最好是要通讀全書。

我個人研究心得認為,綜觀企管科學教人的知識不外三大方向:①領導願景目標、方向文化管理流程系統、團隊運作執行時間管理、績效策進。我們要診斷一個企業是不是優良的組織、是不是能夠進入卓越的層級,其實只要看在這三方面是不是在「正向」的作業方式上進行持續的落實與改進。所謂正向的作業方式,是指在「員工第一、品質第一、客戶第一」的三個原則下所設計、執行的管理作業和領導文化。這實在是很簡單的原則,一想就通的邏輯,是不必推論反證的經營道理,即所謂「只要照顧好員工、提供產出好的品質服務、客戶就自然會不斷地回饋」,是一個絕對正向的循環。

它不是用口號大話喊喊就有的,要從自己、從心地在組織內做起,也就是大師在書中所要喚起的修養原則。很多不良的私人企業管理卻是用"吃人夠夠"、"防人防賊"佔盡便宜心態來設計規則,處心用於對付員工,這樣的組織是在管理團隊上用了不對的人了?還是老闆本身意圖就是有問題呢?每個組織的工作成員都會研究這個問題,大家都心知肚明。無庸置疑,正確方向的『全人思維』是唯一能導向成功卓越的地圖吧!

全書主要架構圖:(點圖放大看、可下載)



 ※本文發佈於2007/5/19。本次修編:加上XMind心智圖分享。

專案管理計畫書範本大綱

回憶起筆者在中華專案管理學會(NPMA)參加專案管理師(CPMP)的認證課程,擔任一個小組進行專案計畫書作業撰寫的組長,我們設計一個"供應廠商評鑑稽核"的承包專案的題目。內容假設全球性的品牌大廠對台灣大陸的代工廠商需要一個專業的品質鑑定團隊,能夠符大廠的品質的要求標準,又能熟悉當地語文的處理。當然,這樣的商業模式在當時並沒存在,在未來會不會發生就不知了(註:就筆者所知,是有香港的公司在承包量產前的產品檢驗把關工作,台灣就比較少了吧),畢竟評鑑稽核總是存在部分的私人主觀看法,需要有系統的專業來取得公正信賴性,老外也不是傻瓜。

轉回話題,期間學會教授還要求各組組長寫一個領導小組"撰寫計畫書"的簡要專案計畫,以我的功力,當然是勇奪第一名嘍,還上台作了個10分鐘分享簡報。只是最後按計畫完成的小組專案計畫書卻沒得名,有點可惜。一份好的計畫,是需要團隊小組各專業人員的意見投入,整合起來的,當時的小組人員是不同產業的人員,對於假設的商業模式不太容易一下子深了解,為了這個問題我們還設計了沙盤演練,整個商業模式從RFI, RFP, RFQ, Contract, SOW, Project Plan, Hand-off,  大家玩得不亦樂乎,互動期間也學到很多東西。(真的很懷念這些可愛的同學哦)

這張圖是是我們撰寫專案計畫書的大網,是引用美國一個著名顧問公司提出的範本(國外有很多這類資源,很看重計畫工作),對於要撰寫專案計畫的人也許可以參考一下。理論上專案計畫書內容雖說是要函蓋五大流程、九大知識領域,但一份出色的計畫書不見得要像PMBOK一樣弄成九大章節來寫,重點應是內容是符合邏輯,在計畫顧及各層面的技術和要求。我們的小組認為我們做到了,可惜評分的老師有點八股,認為在章節標題上看不到九大管理名詞,就刷下來了,小組同學頻頻大呼不平。呵呵,一切往事只能回味了。

現在PMP, CPPM等專案管理認證課程在市場炒得很火熱,有學真功夫的,也有抄快門的,只是不知是否還有要求學員真實地去做份專案計畫書,若有學弟學妹想要抄用這份大綱,無論如何要多多用腦筋喔!



六型思考帽法幫助減少負面觀點的溝通


【六型思考帽法】是個了不起的發明 ,來自水平思考大師狄波諾Edward de Bono作品之一,可以參考他總結著作《嚴肅思考》Serious Creativity 一書。這心智圖把六帽法作了一個整理,它是得自新加坡總公司一位大師的作品,我加上了中文翻擇在圖上,方便國內員工的學習,也因此認識學會了,在此分享出來。




六頂思考帽讓我們能夠指揮自己的思想,正如樂團指揮一般。我們可以按照自己的意願,叫出任何一種思維方式。同樣地,這種技巧對會議的進行也有幫助,我們可以使與會人士脫離一般的思維軌道,使他們能以不同的思維方式,來解決手邊的事務。
六頂思考帽:
白帽:客觀的事實、數據、資料、證據
紅帽:突然的預感、直覺、感情和直覺
黃帽:正面、積極的好處
綠帽:創意性的思考、更多的選擇、新觀念、新想法
藍帽:冷靜的思考、過程的控制與指揮
黑帽:邏輯的評估、指出可能的風險及不切實際的原因


在生活工作上我們經面對各類的人,負面的人常佔十之八九,總是戴著黑帽來思考、反應情緒,實在是很不好相處。如果人們常常利用六帽法來省視自己的想觀點,更換一下帽子來做出適當的調整,就會變得很好溝通與協調。黑帽想法並非是不好的,但一直固執不變通,就會掉入負面的深淵裡。一個組織裡充滿百樣人,我們需要各種顏色帽子的思考,才能走向正面的結果。

中國人喜歡給人戴帽子,不妨用這六型思考帽吧。



※  2011/2/20 心智圖檔重新編輯整理,現在可以下載了。

企業營運頭號年度大計 – 行銷計畫

這是真的,很多企業裡沒有「行銷計畫」(Marketing Plan)的存在!真不曉得行銷企畫和推廣業務部的人在混什麼?

呵呵,其實人是很聰明的,誰會去寫個行銷計畫來緊綁自己的工作呢?商品銷售是做到愈多愈好,「坐而言不如起而行,與其去寫寫沒用的計畫,不如去外面跑跑業務吧!」若連老闆也認同這個看法,那就真的不用寫吧。

通常是創業時在寫營運計畫時,連帶的把行銷計畫也寫起來納進去,而後就束之高閣了吧。多數企業人員對「行銷計畫」大多不是很認真看待,因為縱然環境分析策略方案做得再好,關於財務的預測數字總是虛構的理想,理想和現實總會存在很多變數和差距,計畫出來的理想只是給股東和貸款銀行來看的。……好像說得有點太白了。


在這份行銷計畫範本裡有句話說得很好:「只有一個弱點是真正的弱點,就是如果公司不能立即去調整自己的策略。」意思就是說變化的因素是既快又多且巨,行銷計畫的策略戰術就要隨時檢討和適時調整。但如果連一份年度基本行銷計畫都不存在,就別談什麼調整因應了,對吧!?

這個範本是譯自國外的心智圖分享,我覺得內容很不錯,除了範本大綱之外,還有備註說明,指引內容撰寫的重點,很值得引介到國內企業來應用,相信很多人都習慣愛拿範本來抄用吧。就我的看法,這個範本章節編排和內容涵蓋算是不錯的,但是在『人員激勵』方面著墨較少,這是行銷人員關注的重點,不可或缺;另外在『公關運作』和『社群關係』等新時代行銷活動也當有所注意。其他部分就要自己看要貴公司產品服務性質來加以添加發揮了,形成自有獨特的行銷計畫,也是原作者的主張。在此暫且不加增添,保留原作的內容。

使用心智圖型式來演釋公司的行銷策略,也是很好的做法。第一、不用贅述一堆馬屁廢言;第二、細節資料報表用作附件,易於更新;第三、團隊員工容易讀取、理解執行重點。第四、老闆很容易進行檢討調整。範本既然分享出來,以後比較沒有藉口不寫行銷計畫吧,歡迎下載取用,呵!

心智圖法 Mind Mapping 的研究整理

這是一篇有關心智圖法的資料彙整,收集網路上的心智圖教學檔案或論述文章,可以當作有心接觸研究的素材。




心智圖的技法是老外在1970年代發明的,早期用手工繪圖筆記而成,在個人心智開發和學習有很大的成效現在用電腦軟體工具來輔助,成為思維e化的最佳工具,在團隊應用和組織管理上也有進一步的深化。根據許多研究報告來看,它的效益是已被證明而無庸置疑的。我個人在使用上的經驗上,無論是學習、生活、工作,都獲得很大的助益。據說「心智圖法」已被一些國家的教育單位視為國家民族競爭力的成長利器,像韓國、香港都將心智圖法納入國中國小必修課程之中。

心智圖的規則是很簡單的,學習上根本不用花費什麼力氣,只要發揮想像力,努力去創造自己喜愛的風格就可以了。我學習心智圖是緣於早年在全球性外商公司服務時,從新加坡亞洲中心總部的一位管理導師學來的,其實他也沒什麼特別的教授,導師只是把心智圖應用於公司的產品分類和管理知識的分享,放在公司內部的知識學習(Knowledge Learning Base)網頁上,並有一個關心智圖的教學簡報,下載回來自我學習,還買了當時流行的心智圖軟體來使用,應用在本身工作的大小專案上,以及一些內部教學課程上,效益發揮非常不錯。尤其是它具有"一頁瀏覽、層次分明、一目了然、全盤思考"的特性,有很大的思維邏輯拓展功效。那段時光真是玩得不亦樂乎,至今一直不能罷手。

現在市面上有關心智圖的書籍、軟體、課課或廣告,已有愈來愈普遍的趨勢,顯見用過的人已發現它的好處,沒用過的人也想納為自己的思維工具,大家愈來愈重視心智知慧的開拓了。學習心智圖並不必須要花大錢去上課研究技術理論理的解釋,我推薦看一本老外寫的中譯書《心智圖筆記術》,頁數不多,內容卻是簡潔有力,一看就會,很適合時間繁忙的現代人入門學習。

而支援心智圖的軟體,在全世界大概有20種左右(可查看Wiki),有免費的FreeMind、有老牌專業的MindManager、也有偏向在美工或專案管理功能的心智圖,甚至發明人的機構也有軟體推出。各個軟體的功能大同小異,但特性就各有不同了。我嘗試過很多軟體,有的功能陽春,有的難以操作、有的中文相容性不佳。而我目前使用的XMIND思維導圖(獲得2009 SourceForge最佳教育類開發軟體、2010 PCWORLD 百大產品獎),是一套跨平台開發的程式、有中文支援的套裝軟體、檔案匯入匯出轉換、上下圖面層次鑽探、多圖彙集的工作簿、還有即時MP3錄音紀錄的功能,專業功能在使用上毫不遜色,而粉彩色系圖型美觀自不在話下,使用起來真的非常理想。我計畫陸續會利用它將先前的舊作一一匯轉過來,不斷延續思維智慧的生命力。。

這裡要注意提醒的是,有兩個原文名詞,是需要加以分辨定義一下,以避免世人混淆亂用:

  • "Mind Map"        --- 是指圖面。譯作「心智圖」、或稱思維導圖、思維圖、心圖、腦圖等。
  • "Mind Mapping" --- 是指技法(有點像動名詞)。譯作「心智映圖」,或稱心智圖法等。


最後,以下抄錄一篇【關於心智圖】的簡介文章 (from XMind台北推廣服務中心(ActsMind理)

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