社區規約之財務管理運作設計破解改進

住宅生活必須面對社區管理,範本規約可以套用依循

現代都市林林裡公寓大廈林立,社區管理成為生活上要面對的重要課題。如果沒有一套管理的準則可以依循,大家窮自摸索七嘴八舌只會造成更大的問題。所幸政府營建署有頒訂一套《公寓大廈規約範本》,已經把該要有的法條和規則全部寫完整了,只要依照社區現況選用適當項目即可套用,省去制訂規約很大的麻煩。
特別建議新購屋主和社區管理委員籌備會,千萬不要拿建商所擬的的規約來用,因為裡面內容可能東拼西湊,甚至可能還有暗藏的建造人免責特別條款(如廣告佔用之類等)。我個人就有這樣的經驗,過了好多年才好不容易在管委會裡提案通過全部翻新規約。當然,也是大家看在這是由政府頒的範本所制訂,認為總是由專家學者提擬出來的,才能放心通過。(現代人是很沒信任感和安全感的!)

解析規約範本財務管理上的彈性條文

但是規約範本裡的資金財務方面條文卻是保有很大的彈性空間,造成很大的模糊漏洞,雖然其原理設計是很理想,但在與實務運作真有很大距離。以下我們嘗試用凡人的眼光來一步一步解讀範本的條文,來架構出它的財務系統:
  • …規定向管理委員會繳交下列款項。(一)公共基金。(二)管理費。」 (※條約第十條第一項)
    → 繳費 = 管理費 + 公共基金
  • …公共基金依每月管理費百分之二十收繳」 (※條約第十條第四項)
    → 公共基金=管理費 × 20%
    • 推論:
      繳費=管理費+公共基金
      =管理費+(管理費 × 20%)
      =管理費 × 120%
      ∴ 繳費 ≠  管理費     (注意! 一般住戶觀念卻不是這樣的!這是有待打破的。)
    • 而通常一般社區的住戶繳費都會以「所有權狀坪數 × ##元」來定義!
      套用以上公式,可計算如下:
      ∵  繳費=所有權狀坪數 × ##元; 繳費= 管理費 × 120%
      ∴  繳費 = 所有權狀坪數 × ##元 = 管理費 + 公共基金 = 管理費 × 120%
  • 「管理費」和「公共基金」在『用途』定義上是完全不同資金項目。(※條約第十一條)
    → 所以收取費用後要加以劃分管理費和公共基金,使用在不同的開支項目。(注意! 一般社區多是混用資金未加分帳!)
  • 各項費用之收繳、支付方法,授權管理委員會訂定。」(※條約第十條第三項)
    → 宜另外訂出財務收支管理辦法細節,包含資金流向和操作流程。
我們在此特別用XMind心智圖軟體制作圖解分析這個財務運作,一看即可清楚明瞭整個方式,如下:


探討規約範本在實務差距產生的問題

這個規約範本想用以上幾個簡單條文來規範社區資金的作用,在但實務運作上是絕對有差距存在的,必然造成問題:

  • 社區『管理費』的定義是以「足敷使用為原則」(※條約第十條第四項),卻沒有公式算法的定義,是不夠明確的標準,易引起爭議?理想作法是要從年度預算編制做起即可達成目的,但範本卻沒有指明出來,只有一條指出要訂出會計年度(※條約第十七條)作為財務監督的目的。猜想是想要在條文上保留合用彈性,怕管委會人員不會或不願去做吧!?
  • 實務管理上社區會有些必要支出並未定義在「 用途」條款中,例如:政府補助金、出租收入(如KTV、游池使用)、公益贊助、活動補助、禮券獎品、福利設施等。這些超出規範卻有實際發生之實,如何在財務規範合理合法化呢?
  • 收取費用劃分為管理費和公共基金後,公共基金可以結存下來,但管理費若有結餘情況時,是要撥入公共基金?還是當作一種基金結存累積下來呢?前者不合20%提撥的設定,後者則會長期累積另一筆資金,沒有限制下恐生亂用毫無節制。在此規約範本完全沒有明確定義清楚。

新改良的財務運作模型解決設計漏洞


為了綜合解決以上問題,可以增加幾個機制來平衡整個財務系統運作:

  1. 權狀車位的停車場維護,不見得是全部住戶均擁有車位,多數均以獨立資金型式來分開運作。
  2. 社區的資金的來源和用途全部列入含括,避免與實際情況差距造成旖法無據執行漏洞。
  3. 另設「福利基金」作為合法用途的解套。特別的是用於促進設計用作社區營造和福利措施的合法來源。這將使管委會能有更積極的管理運作。
這個設計是在符合規約範本的財務理想架構下進行調整,用以符合實務狀況,完全不必去更改規約的內容,只要在管委將這份圖納入社區自訂的財務管理辦法裡,當作為管理原則。如此一來,大家就很容易明瞭整個財務機制,知道如何處理資金問題,進行發揮運效益。後續接手者也可以馬上進入情況,不致迷失或胡作亂搞。請看以下新改良的社區財務系統運作圖解。前後對照之下,其實圖解很容易就看懂了,在此就不多作細節解釋了。



要如何實踐呢?很難嗎?

最後,要切實導入這個系統運作,建議社區管委會要依循正確的步驗為:
  1. 制訂年度花費預算。(即總管理費用每月例行支出編列。)
  2. 推算住戶繳交合理費用。(平均每坪收費= 每坪管理費÷120% ,大約加減取個整數即可。)
  3. 監謹制訂務流程,堅持執行紀律。
  4. 監控預算資金的流動、審核收支平衡。
  5. 分析差異進行調整。(回到第1步驟。)
所謂『知而言不如起而行』、『知難行易』,一切就看管委會成員的心態了。有人以為編製預算很難,其實大樓管理花費項目大部分是固定金額又固定週期的,只要花一點功夫推估未來一年(或是將前一年)的花費項目編入適當日期即可得出了,只要有心是做好預算編制,一次即可容易達成,不該有藉口的。當整個管理步上軌道後,就可以致力於社區環境(人文和硬體)的營造了,這個後續努力成果才是人人所想要追求的社區願景啊!

以上是個人研究下的思考創作,可供大家參考引用。如果公家政府真的有心幫助民眾解決社區住所方面的切身問題,應該再接再勵把社區管理做出全套最佳範本來讓大家依循,而不是發現問題讓民眾到處摸索各自解讀胡亂套用。就像市面上的「租屋合約」條文也是有很多版本混亂情形,有個公益組織崔媽媽基金會就制訂出一個以消費者保護立場的公正合約範本來供大家引用,在這方面有非常好的貢獻。如果有政府單位或其他公益組織單位有意使用我的構想,進而編制完整社區管理系統,非常歡迎哦。

以下附上 XMind 心智圖分享,可以下載檔案加以研究,或是針對社區特別需要加以修改適用。






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