█ 大麋鹿走地圖 █▇▅▂

部門管理應用心智圖法來發揮領導效能

先前一篇《漫談心智圖法在企業的應用》，頗獲大家的注意，雖然寫了很多可以應用的領域，但畢竟有讀者還是來問我有關在組織管理上的實例(當然不是指畫畫組圖的實例啦)，今天就實做一篇部門主管的管理應用心智圖範本，給大家參考看看。去領導一個部門，要在部門的功能、組織、資源、流程、績效、學習等幾個面做到全面觀照，這個心智圖就是這樣設計出來的。



當一名部門主管，必需要有管理的知識和訓練，才能達成發揮部門功能、完成工作使命。這樣的心智圖對於主管來說，就有點像是部門的解構器，可以充分掌握部門的上下運作，進而針對強處和弱點加以利用和補強，以進行長期的改善增進。它也有點像是企業流行的BI系統裡的操控儀表板(dashboard)，不過它可以更靈活地調適使用，或是加上各項關聯，可深可廣，不是只有數字統計而已。

對於老闆來說，如果要去review一個部門的狀況，可要求部門主管提出他的管理心智圖當作簡報，一方面可以討論部門的問題處理或專案進度，一方面也可以觀察主管的管理思維。心智圖上都是關鍵字的主題連結，一看即可明瞭癥結，不必有冗長的贅文敘述，不會有隱惡揚善的情形，更不會有拍馬屁的文字出現。用心智圖去要求主管呈現管理，也不會佔用主管太多的時間流於報告文章，不會造成忙碌藉口。

對於部門成員來說，看到主管對部門的管理思維，及所重視的策略績效，必定會服庸領導，以相同的思維來達成自己職位上的工作目標和成效。員工最經常報怨的就是無能的主管、向上拍馬屁、向下無作為，這都是因為被提昇為主管的人員，卻沒有適當的管理工具來作管理，只好流於上下層間的傳話人員，毫無價值可言。管理顧問公司存在的最大原因，就是中階主管有欠訓練，需要管理知識的灌輸、和管理工具運用的教授。

企業導入心智圖法作為管理工具，第一個好處就是簡單易學快做，不該有任何藉口；第二個就是直觀思維，很容判斷良莠、加以補救；第三就是貫通上中下階層，傳達溝通與學習分享成為極其容易的事，不再是障礙阻擾的問題。採用簡易有效的軟體工具，不僅節省大家的時間，增加工作產出的品質，會更加符合企業整體 e化的效益。

如果您在企業中在管理作為有變革的影響力，您應當不要再將心智圖法只當作個人創意工具看待，從所有管理上運用的軟體工具比較來看，它實實在在是非常傑出的管理工具之一。

作品原圖：可以下載 XMind 檔案

行銷業務是企業經營的命脈，不論產品服務是多麼棒，沒有行銷宣傳就沒有客戶認知，沒有業務推銷就沒有客戶交易，沒有生意就沒有現金收入，沒有收入企業就無法生存了，所以再怎小的公司都要有業務行銷人員的活動存在，縱然是只有一個老闆，還是要處理生意的事。
公司組織除了產品服務的創之外，最看重的就是業務行銷的各項活動結果，對它的管理是需要一種系統化的觀點。所謂系統化管理，是指這個管理體系運作能夠循環滾動，在滾動中不斷促進各個活動的計畫改善，達成效果效率能持續提昇的增進。這張心智圖就是演示業務行銷管理活動的系統運作，對於身負業務行銷責任的人員來說是一定要了然於心的，對於細節內容則是要瞭若指掌的。

中心企業的公司業務部門沒那麼大，好像不需要吧？錯了，其實你用鳥瞰方式整個圖面，就算是一人業務員也是可以加以利用的，只是產品範圍或是行銷策略的集中目標上大小不同，但一樣是要作系統化的管理思維，把它投注在個人的業務工作一樣可用。所以，企業利用這張圖，可以針對自己的產品服務所選用管理細內容加以客製補充，然後在所有業務人員進行教育。用在人員新進時的訓練，就可以馬上進入狀況，融入管理系統。
業務行銷人員的天性多半是不愛受管束的，我們不是用這個管理來強加禁錮，而是要業務行銷人員在組織或是個人的管理工作上要有系統化的思維，然後才好知道所要專注的目標，強化活動上的作為能力，進而發揮績效效果。否則照著天性發展，恐怕會流於漫無目的為所欲為，浪費大家太多的時間嘍。
8-) 原圖：

漫談心智圖法在企業組織的導入應用~~

超越個人心智的組織管理應用

我們知道用心智圖法來捕捉點子、創意發想、整理思維是非常好用的，通常把主題擺放中央，就可以用階層的方式，把點子或想法一個個加以聯想串連出來，真是又快又好用的技術。在領先級的國際企業，洞察這項技術的威力，早已將心智圖法投入組織的學習技能，將它應用在組織的各個領域裡，例如 HP, IBM, Ford等等。

而一般等級的企業組織雖然在外界宣傳下，也可能已經發現這個工具技術，但可能誤解它是屬於個人的知識技術，而錯失導入的機會。原因在於，傳統的心智圖繪製過於呈現畫派風格，不太容易讓人能夠解讀出所要傳達的意義，對於要求紀律一致的組織工作來說，會有格格不入的感覺(我第一次看到心智圖也是有這麼感覺)。但是在電腦軟體工具的發展下，數位化的心智圖法對於企業體或單位組織，可說是愈來愈符合整體應用上的需求。

數位心智圖法軟體導入更加有威力

數位化的心智圖是藉由軟體提供易於閱讀的排列型式、基本一致的圖標圖庫使用、靈活的串接延伸、方便的檔案轉換、以及錄音簡報下鑽連結備註等附加功能，讓商業化的應用可以真正實現。

我在接觸輔導許多企業時發現，許多人自稱已經了解或是學過什麼是心智圖法了，但是他並沒有發覺或認知它在團隊組織應用上的威力。有的企業甚至內部開設心智圖法課程當作個人技能來教授，但是並沒有後續真正的導入正式的企業活動中，非常可惜！

心智圖法導入應用

企業組織的心智圖法應用層面

以下說明心智圖法在企業活動可以應用的領域：

• 策略分析：無論在五力競爭分析、市場定位分析、環境資源(4M1H)分析、環境戰略(SWOT)分析等，使用心智圖的呈現方式，可以讓你集中焦點，聯想出可能的策略選項來加以評估決定。如果是發展策略地圖和平衡計分卡，使用心智圖法可以將兩者串連，進而佈署執行。
• 企劃研擬：寫計畫不外是要動用腦力來考慮周全、設定有效的步驟，以達成理想的目標。使用心智圖法來構思撰寫凝企劃案，無庸置疑它會讓你事半功倍。利用心智圖法上強調的技巧(添加顏色、外框、圖像等)可以突出計畫的重點，利用簡報功能可以清楚地傳達溝通。
• 專案追蹤：利用心智圖來記錄專案執行中衍生出的問題事件，是專案經理在掌控專案上不可或缺的工具。無論在品質、時間、成本等方面的掌控上，專案經理可以一次檢視、全面緊盯，並且逐步追蹤事件的結果，查原因找對策，一一進行克服。此外，還可以將心智圖當作專案執行或結案的報告資料。
• 工作報告：以主管的立場，一篇下屬對數據結果的解讀報告是沒有價值的。工作者面對問題的思維想法和執行態度，才是主管所要重視的。但實務上這是不易用文字來描述出來，如果用心智圖來呈現事件的來龍去脈，並加上處理的原則手段、或是所需要的資源和支援，主管用經驗專業來審視，很容易就可以適時處理可能出現的危機(危險和機會)。
• 部門管理：在目標管理MBO的主張，部門主管應該把單位的成員、資源、功能、流程、績效、活動加以描述出來，然後和年度目標結合進行評估。這時用心智圖來呈現最好，不必繁文細述，主管經理又可藉此覽視全組弱點，給予調適補強。

在領導學上有所謂「帶人要帶心」的說法，利用心智圖法把成員的想法統合起來，把專案執行確切徹底落實，進而促進組織績效的提昇，是一件令人雀躍的事情。所謂「管理」就是：找對的人、用對的方法、做對的事情、把事情做對。心智圖法就是一種簡單易學又威力強大的方法，輔以適切好用的軟體工具來導入企業應用，可說是最符合管理上要求達成效益的目的了。

請看附圖，這是以本文主題展開的心智圖，可以看到圖上有我先前在企業服務時的應用經歷實例縮圖。一個是1999年時的Y2K專案，當時曾用這圖向來此稽核的國外總裁簡報，獲得相當的滿意；另一個是負責推動企業內部的「附加價值績效看板管理(VVA)」專案，在宣達教育期間使用心智圖來說明溝通，立刻提高全員很大的參與度，同時減少很多排斥拒絕的障礙。其它，像是後續經歷許多產品開發的專案，也使用心智圖法來追蹤叢雜的品質問題時，都非常地好用。

至於導入步驟的建議：學習方法→ 試用工具→ 導入策略 (+學習課程)→應用執行→ 成效檢討。相關步驟的細節說明建議都寫在心智圖上，請看圖中的內容即看可明瞭(註：點圖可放大看圖。若要下載原始檔案，可點此進入分享網頁下載，使用 XMind 軟體開啟查看。)



在此要特別提醒：安排學習課程及工具導入是很重要的。因為企業請來員工都是很聰明的，會有很多拒絕排斥的藉口冒出來。例如，說這是沒學過的新方法需要看書學(又沒時間做)，或是有講師來教過但沒有工具可以使用(傳統手繪心智圖法教學)，或有了工具卻說沒人教過不會使用(畫出來的是樹狀圖)。導入經驗告訴我們：消滅藉口、促成應用是很重要的事。

選擇好用的心智圖法工具軟體

最後談一下軟體選用，提供一點個人經驗看法。目前最老牌的心智圖軟體是 Mindjet 公司出品的 MindManager 軟體，它的功能號稱是與MS Office整合(不見得好用說)，發展至今已有很多年了，其功能自屬齊備完整，但價格卻是非常高貴不便宜，然而原廠一直沒有開出中文版本，很是奇怪(原因不明)。

另外有一個老牌的免費軟體 FreeMind ，相信很多人使用過，由於是開放源碼軟體，自是有各國語文支援，但是所繪製出來的心智圖實在過於簡陋，只能說算是樹狀圖的型式應用了，沒有浮動主題可用於腦力激盪的功能，很不實用。

在2007年中推出心智圖函工具軟體 XMind ，其功能操作不亞於 MindManager 軟體，而且有獨到的功能設計，獲得不少大獎及好評，例如多頁面檔案、層次下鑽圖面、魚骨圖/組織品/ 二維圖架構變換、及漂亮的漸層顏色等，簡易友善的操作介面，支援多國語文(包含中文)又有跨平台版本，非常令人喜愛。

早在 2009年時 XMind 改版推出免費的開放源碼版本和約期授權 (Subscription software 或稱訂閱制) 的專業版，非常有利於大眾及校園的普及。在2011年推出主要版本終生使用授權，之後每年大改版都有推出令人亮眼的新功能，專業人士和企業組織紛紛投入導入。

至於其他品牌心智圖軟體，大多有其特別的功能特色，要審慎評估一下。另外有所謂的線上心智圖(網頁版)，強調線上協同作業和共享的方式，也可以試試，但其心智圖法的功能發揮操作上畢竟有其限制的。

真正效益：節省時間、提高品質

心智圖法是主張開放自由的，也主張風格和趣味。使用心智圖法真的減少很多文字工作時間，真正把時間花在思考上面，提高最後的產出品質，使用起來也真是輕鬆愉快。把數位心智圖法帶入企業團隊，絕對是最有利的管理投資！

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