完美理想的專案經理工作職掌說明書 PM SOW

完美理想的專案經理工作職掌說明書 PM SOW

專案管理知識是累積性的實務知識,不像會計、理工、資訊等科目可以深埋在理論的象牙塔裡討論新潁或艱深的技術來把玩啄磨。一個合格的專案經理人最好有實務運作的經驗,也要能技巧性的運用管理知識和操作工具,來從各方面促進專案的成功。

以我本身從事專案管理工作的經驗和多年的知識學習,想嘗試來寫一份理想的專案經理人的工作職務說明書(SOW),包含工作目標、內容(JD)、人才要求(JR)、及績效福利(Benefits)等,以心智圖形式呈現出來,如圖,我覺得非常適切於專案管理部門或經營幕僚單位來引用。

"專案經理人"是以專案管理為主要任務,透過組織團隊的專業人員來達成各個任務(Tasks)目標,以完成專案的整體產出結果。
理論上,只要具有相當的管理經驗和工作技巧,就可以勝任不同型態產業的專案管理工作。工作所不同的只是要面對公司所在產業的產品或服務(和文化)差異,而專案經理工作的核心目標、原則和方法是卻都一樣的。所以,這張工作說明書實際上都可用各種公司的專案經理人職務上,只有少部分細節稍微調整一下即可。例如"產品研發專案"和"系統導入專案"是不同的標的物處理,但專案管理過程上的技法則是大同小異的。

我們拿這圖用在面談新人時非常方便,可以很快地讓他知道這份工作的主要訴求,而他有沒有充足信心來接受這樣的工作內容,則是我們錄用與否的關鍵判斷。(這張圖以前是只有英文描述文字的,順便可看看應徵者的外文理解程度。)

在網路工作銀行中常常看到很多公司把專案經理的要求寫得像神一樣,要求非常專業的技術背景如本科的學經歷,例如要會程式語言、要會設計製圖、要會財務計算等。有此背景技術熟練固然是好事,但是公司要拿他去作專案管理之外又要他做功課搞產出,角色功能混亂、時間執行重疊,絕對不是良好的職務設計,反而會有「球員兼裁判」的管理盲點形成,會造成管理和產出的品質效益均將一無是處。

所謂「專案團隊」是強調的是分工合作的原則,才有利產出能快速完成且符合品質預期。專案經理人的主要多數任務是要領導團隊工作的方向,並協助內外部的溝通協調由非技術出身的人員擔任,可造成團隊內公平又不侵犯的人員平衡效益。另外一方面,業界裡能兼具技術和管理的經理人才實在不多,例如像我看過很多的優秀的工程師,只喜歡拆解組合產品、專注研究技術科技的發展,大多不太願意擔負管理溝通的瑣事責任。所以,若是這工作職務太強調技術背景,將可能導致找不出或錯過了很好的優秀的人才,對公司營運才是一大損失。

至於「績效評核和獎勵福利」措施,則是在人事規畫為了達成「育才、用才、留才」目的所不可少的,在面談要進一步談到細節時,總要把它說明清楚,讓預備錄用的侯選人知道這個職務工作的評量方式和所得犒賞。員工辛勤努力的付出會有了相對的回報,自然會用積極的工作態度,才有動力為謀取公司組織的最大利益而持續奮鬥下去。

專案管理不是一件討喜的工作,若是職務環境設計不良,更難以發揮成效,最後可能會淪於打雜和炮灰的作用。通常造成因素如下:
  • 沒有適當的位階和授權
  • 沒有具潛力素質的團隊成員
  • 沒有堪用的工具系統控制作業
  • 沒有強力的資源支援或專家輔助
  • 沒有成熟的流程規畫和有效方法論
  • 沒有即時的評量檢討和合理回饋激勵
另外,在管理上的工作都是屬於"軟性"的領導技巧,不是硬裡子的功夫技術操演,不易顯現工作的成效給人看,如果再碰到上述的無法自控的外變因素,再厲害的專案管理高手,也是會高高舉手舉腳就地投降的。這工作是吃(盡心)力不討(老闆)好,無怪乎陣亡率很高說!

但是,PM人員畢竟是組織中絕對重要不可或缺的職務,所創造出的價值比任何職務都要高,大家還是要珍視為寶貝來好好培育對待才是。

原圖:下圖是早年以 MindManager 軟體繪製的。上方圖框則是用 XMind 轉換之後檔案,以下載分享。


※作品心智圖:(可以下載 XMind 檔案)

4 意見 :

主管經理人準備招募面談工作 | █大麋鹿走地圖█▇▅▂ 提到...

[...] 首先是 JD, JR, SOW等職務文件是否已經準備週全了?這可不是人力銀行招募隨便寫寫的條文喔! 這絕對是要嚴謹思考和詳細描述的文件。例如我個人在擔任專案主管時期,就曾寫了一份很詳細的PM SOW來用,是用心智圖型式呈現。在徵試新人時就直接把SOW文件給對方看,很快就可以清楚明白這份工作的內容程序、目標評核、和技術要求,更進一步可以顯示出經理人的專業性和態度了,不用解釋太多東西,效果非常好(有位應試者還要求保留這份文件哩)。只要看看對方閱讀後的反應,大概就知道適不適合這份工作了。關於人事文件的準備,應該在企業的ISO流程裡規範好,由人事單位在各單位主管提出人力需求時就嚴格要求把關,縱使只當作內部文件使用,絕不可偷懶忽略。 [...]

cathy 提到...

那張圖,左上角Vocation應為行業、職業,Vacation才是假期。

BigELK176 提到...

謝謝您眼尖發現的錯誤。真是很好糾正啊,我喜歡!
其實,我的很多作品中真的有藏些錯字啦!
擅打不慎、誤用別字,敬請多多包涵一下。

Twdfans 提到...

寫得真好, 可否借轉貼?

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