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企業流程管理是策略後的行動主角


企業流程管理」早在80年代就開始發展,那時流行的名詞是「BPR流程改造」、「Down-sizing] 等,聽起來很害怕,幾乎等於是要流程自動化後再大量裁減人員,尤其是GE奇異企業CEO傑克威爾許實行的最為有力,其次是很多美國老牌企業為了與「日本第一」的企業競爭,紛紛啟動BPR。成功者大肆宣揚,不成功者只好隱忍沉潛啦。



其實流程自動化電腦化,確實帶來很大改革助益,為了導入系統進行流程改造也是必要的。然而真正的流程管理是基於營運模式 ,著眼於企業的策略目標,隨著資源的擴充,不斷的進行改善演化


積極的企業流程管理,是利用Benchmarking、電腦作業自動化、知識學習系統等手段來進行專案式的變革管理,來促進成熟度的提昇。所以,我喜歡在流程管理時講流程業的『進化』,取代傳統的『改革』字眼,讓人接受變革的導入,而不是要革他的命喔。

這張心智圖是BPM課程的心得整理,有幾個重點呈現出這個概念。

BPM不是只畫畫SOP、搞搞操作手冊就能成的,最重要的是落實流程的執行,能夠有對的產出,符合企業策略目標的績效方向,才是真正的管理。

補:心智圖作品分享



◣電子產品開發專案時程計畫◢

◣電子產品開發專案時程計畫◢


在代工產業OEM/ODM電子產品的開發專案管理 多年來的發展,幾乎已成了一套標準模式了,尤其當大型採購客戶所引用專案管理模式提出,所有供應連廠家莫不遵循,才能符合客戶的要求,久而久之本來專案管理都是針對個案設計的計畫反而有了共通的語言了,例如『 Plan EVT DVT PVT MP』是最常用的開發階段 (Phase) 名稱。

我在產業很多年了,讀了不少客戶的產品專案指導手冊(Master File),包括 IBM, Dell, HP, SONY 等,也經歷不少產品開發專案,對其中細節莫不耳熟能詳。對於不同公司客戶在產品開發時所用大同小異的各項名詞 (Term) ,只要一段時間來熟悉公司的定義、文化和產品,即可用專案管理所學的技術來加以推動管控、領導團隊的分工合作。


這張心智圖把 OEM/ODM 產業電子產品開發專案標準的甘特圖 (Gantt Chart )轉換而成的,是 Mind Map 在專案管理技術上的應用實例。圖上面二張開發時程演示說明圖,是我在產業中推動PM教育的教材,說明協同工程(Collabration)及工程驗證承認階段的要點。

這套專案模型在各種電子產品產業裡大致都可適用,只要看任務名稱就不想像其工作目標內容了,細節的調整則看各公司的要求隊同了了。例如,有是用「P0~P6」作為階段名稱,實質工作內容和目標都是一樣的。

當然,統計上指出 98% 的專案是延宕的,那是因為計畫時程常是理想無誤的假設所設計,實際執行時卻有資源、品質、時間的問題因素所產生的例外事件 (Exception Issues) 阻礙,這就是PM要發揮效用去克服控制的地方。

在「TOC理論」中提倡在頩頸處要增加Buffer Time來解決專案的問題,我們非常贊成。但是,台灣本地公司的老闆們大多為了討好客戶卻不是這麼想,反而極盡壓榨PM要縮短時程,成為不可能的任務,變成工作的惡性循環。

縮短時程的方法,在 PMBOK 是有指出二個方法,一是增加資源(加人)來提前完成任務,另一是利用同步工程提前下一任務的開始時間。而實務上是要注意資源預算的限制,且有的任務並不是人多就好辦事的。取捨之間,常是PM與老闆爭執的地方。

無怪乎專案管理觀念技巧是建議要上下全員導入的,否則PM只是專案註定失敗下永遠的炮灰喔!

作品 XMind 原圖(可以下載檔案)


專案管理的贊助者角色◆Project Sponsor


專案管理上的贊助者Sponsor,在實務運上 ,總是一個神秘存在的角色扮演,算是幕後操手吧,很難去描述他在實際運作時的定位,但是仍有幫助專案進行的功能,在五大流程裡穿插支持。



若扮演角色本分太超過,就會干涉到PM的領導職權,而通常sponsor 多是 PM的老闆或客戶,總是不好制止逾越的行為。很不幸,在情況很組織裡,這是經常有現象,問題嚴重則會造成人才去留,傷害專案很深啊!所以身為Sponsor (老闆或客戶)要清楚自己在專案進行中的角色扮演分際。

中華專案管理學會NPMA副理事長周祥東博士在近期電子報的一篇文章,把這部分定義的很清楚,特將要義以心智圖呈現出來,供大家參考。



專案管理知識體系九大領域PMBOK

專案管理知識體系九大領域PMBOK

這是在中華專案管理學會取得"CPMP中華專案管理師"時,對PMI所發行的"PMBOK專案管理知識體系"一書所作的摘要,內容為第四~十二章有關九大領域的綱要。那是一本專案管理知識的指引書(guide),廣泛涉及所可能需要知識技能,可算是管理科學的通識大全,就像是籃球基本教練手冊。

專案管理知識算是經驗知識的累積而成的,它不能像財會、法務、品管統計等那麼專門,但又涵蓋這些基本運用。

另外,一個重要的技能是"團隊領導",有時個性、品德、企圖、意志等是重要人性因素需要時間培育和個人的修養。好的PM角色,如同場邊的的領導教練,導演一場比賽專案流程----參賽(啟始)→啟發策略戰術(計畫)→要求球員運作(執行)→掌握時間進程(控制)→ 獲取勝利(結束)

一個PM不見得是場內的灌籃高手,有著高超技巧,但卻是整場賽事成功的舵手。扮演好PM的角色,就要把自己想成教練,想辦法讓球員好好地打一場球吧!

心智圖原圖作品(可以下載檔案)
PS. PMBOK Guide: A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 2000 Edition




OPM3專案管理成熟評估與提昇


"OPM3" 是 PMI (美國專案管理學會)發展出用來評估一個企業組織在專案管理的成熟度與優缺點的改進提昇

這圖是將此書的重點整理幫忙學員快速理解其內容和作法。是我參加中華專案管理學會OPM3研究小組時的心得製作,大家參考一下就好了。


我個人認為,以評估組織內所設置 "PMO" (專案管理辦公室,或一般的策略管理小組)的功能績效和管理效能,即可估知企業對PM的重視成度。

大家都知道,一個專案的成敗與否,PM人員是首當其衝的。其實PM在面對很"老闆"的情況下,很難守住既定的策略戰術,如果有強力的PMO來貫徹協調,將有很大助益!


公司在看PM要大刀同時,要給予強大支持和技術支援,別讓PM一直成為最後的炮灰哦!



『專案管理』的定義


『專案管理』的定義,主要取材自PMI的PMBOK,見下圖。


任何case都需要專案管理的技能,尤其在團隊組合的運作上。從啟始、計畫、執行、控制、結束階段,在品質、時間、成本上維持管理。

而這項技能是累積的經驗,也是領導的方法。最好從小就起養"To do a project"的觀念,熟悉良好團隊運作的模式。參加社團球隊是一個方法,教練團長就是標準的專案經理典範。


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